物品管理规定.doc

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1、Q/KFFGS科技工程与服务产业分公司管理标准Q/KFFGS201.00.14-2012物品管理规定2012-08-06发布2012-08-06实施科技工程与服务产业分公司发布前言为贯彻执行国家、行业、地方有关标准化的法律、法规和方针政策；组织实施技术法规、国家标准、行业标准和地方标准；根据公司发展战略和经营管理目标，制定和实施企业标准，建立、健全公司标准化体系，以确保各项工作在规范的程序下运作。本标准起草人：吴頔本标准初审人：方剑本标准会审人：郑百尧徐世杰方剑赵建华赵益民杜春晓葛强吴宏福本标准

2、审核人：潘志强本标准审定人：黄伟建本标准批准人：黄伟建本标准由科技工程与服务分公司办公室负责解释。物品管理规定1使用范围本办法适用于由办公室负责采购和管理的相关办公物品、固定资产与服务。2原则2.1计划内采购和计划外采购相结合的原则2.1.1为保证物品与服务的充分及时供应，实行计划内和计划外采购相结合的管理方式。2.1.2根据上一年度物品及服务利用情况，测算和制定本年度的采购计划。2.1.3年度计划难以概括的，或其他原因导致需求计划改变的，可在年度中安排计划外采购。2.2招标采购与询价采购相结合

3、的原则2.2.1应根据批量和额度分别采取招标采购与询价采购相结合的方式。2.2.2采取招标采购方式的，根据集团相关规定，由集团公司制定的物流公司统一组织实施。2.2.3采取询价采购方式的，必须有三家以上供应商提供报价，在充分比较质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商议定最终价格。2.2.4需要根据实际耗用情况经常性添置的小额物品，为简化采购程序，提高工作效率，可以通过三家以上比较确定一段时间内（一年或半年）的供应商，并定时考核。2.3一致性原则定购的物品或服务

4、必须与采购申请所列要求规格、数量相一致。在市场条件不能满足申请部门要求的情况下，及时反馈信息供申请部门决定是否变更要求。如确实由于特定原因导致定购的物品不能完全与采购申请一致，经审核批准后，方可采购。3组织与职责3.1办公室设置采购小组。采购小组由办公室资产专职管理员、监审部委派的人员及申请部门需要参与的相关人员组成。3.2采购询价、综合评估、会签合同、采购审批，由采购小组协调财务及使用部门共同完成，报分管领导审批。3.3采购小组的工作职责：3.3.1负责与供应商签订采购合同，督促合同正常如期的

5、履行，并处理催讨欠、退货或索赔事宜。严把物品服务的质量关，负责组织申请部门对所购物品进行验收和财务结算，并监督物品的入出库工作，协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。3.3.2负责收集物品供货信息，对采购策略、物品结构调整改进，积极提出各项合理化建议。3.4办公室资产专职管理员工作职责：3.4.1根据上一年度物品耗用量及各部室提出的《物品领用计划调整表》等，编制本年度采购计划，采购计划应当与资金预算相衔接。3.4.2根据物品使用情况和库存变化以及各部门上报的物品领用计划、采购申请，相应制定月

6、度的具体采购计划。3.4.3根据谈判情况拟定采购合同并编制用款申请，报办公室主任、办公室主任、主管副总经理、总经理根据权限签批核准。3.4.4负责办理物品验收、清点交接、结算等手续。4采购计划4.1采购小组根据规定的物品领用计划编制采购计划进行采购。4.2各部室需对下一年度物品领用计划进行调整的，应当根据实际情况提出书面申请，经部室负责人审核批准后，于每年10月底前送达办公室采购小组。4.3维修和其他服务，由各使用部门提出书面申请，写清所需服务的数量规模、质量标准、技术指标、要求日期等，由部室主

7、任签字交办公室。5计划外采购5.1各部室在领用计划以外申购价格超过200元的办公用品，应提出书面申请，申请需写清楚用途、名称、规格、数量等，经本部室领导签名后，报办公室主任审批、若金额较大应报分管领导审批后由办公室采购小组负责采购。经批准的特殊物品采购小组也可以委托相关部门自行采购，相关部门应自采购后3日内到办公室采购小组办理相关登记报销手续，未批准的将不予报销。5.2各部室在领用计划以外申购价格不超过200元的办公用品，应提出书面申请，写清采购物资的数量、型号、质量标准、要求到货日期等，由部室

8、领导签字后报办公室批准后由采购小组负责采购。5.3超预算采购的，按分公司相关规章制度办理。6采购实施6.1采购小组在洽谈某项物品时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低成本。6.2对于经常需要且规格繁杂的物品，由采购小组向三家以上供应商询价，经综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，要求供应商按需供货并定期结算。6.3供应商必须证照齐全，具有生产产品和合法证件。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不