YH-QP-04-03 A0 质量记录控制程序.doc

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1、文件发放范围副本发放单位：□董事长□总经理□副总经理□管理者代表□财务部■采购部■业务部■人事部■模具工厂□模具生产部□模具工程部■压铸工厂□压铸生产部□压铸工程部□压铸项目部■品质部□文控体系办本副本编号（文控中心分发副本时填写）：正本保存单位：文控中心文件发行/修订履历版本号日期内容制作/修改人A02015-3-5首次发行制作/日期：___________________审核/日期：___________________批准/日期：___________________归档确认/日期：____________

2、____归档人/日期：_________________如果“受控文件”章不是红色的，那么此文件未经DCC受控管制，为无效文件章节号内容页次1目的22适用范围23参考文件24定义25职责26程序2-67附件61目的对管理体系所要求的记录予以控制与管理，为证明产品、过程符合规定的要求以及为管理体系有效运行提供客观证据。2适用范围适用于本工厂与管理体系有关的所有记录的管控。3参考文件【受控文件编码原则】4定义记录：用以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应包括但不限于质量性能记录、内部审核记录、管理评审

3、记录、采购订单等。5职责5.1文控中心5.1.1负责表单与记录的控制与管理；5.1.2负责记录管控绩效的检查与督导；5.2记录产生单位5.2.1负责使用正确、有效的表单进行记录；5.2.2负责记录填写正确、清晰；5.2.3负责记录的收集、标识、储存、检索、维护及到期记录的处置等管理事宜。6程序6.1表单编号1.1.1编号和版次：主要是针对记录格式进行编号，编号规则参见【受控文件编码原则】1.1.2标识：一般于表单的右下角标识；1.2表单格式1.2.1表单格式包括但不限于公司LOGO标志、记录名称、编号、版次、记录

4、项目等，且记录一般应由相应的系统文件的引用而产生；1.2.2表单格式发生变化，制作部门需填写【文件会签审批表】，重新升版发行，同时回收旧版本。1.2.3系统文件中所附表格为推荐使用表格，各部门可根据需要制定表格。但需满足条款6.2.1和6.2.2要求。1.2.4表单随其所属的系统文件一起受控发行生效。1.3表单管理1.3.1表单格式原稿（包括纸档和电子档），由文控中心负责保存，并根据表单设定、修订、保存期限整理编制【质量记录一览表】；1.3.2文控中心负责及时通告各部门受控版本的最新表单，通知方式以受控发放的方式

5、或上传网络系统等。1.4表单的应用与填写1.4.1纸档表单由使用部门以打印件复印或印刷（用量较大时）的形式使用，电子档应用的记录可直接于计算机中应用与更新，适用时可转换为PDF档保存；1.4.2表单应用时，应保持格式无变化，允许延展使用的记录项目，也应保持延展部分与记录原格式的统一规范；1.4.3表单填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应将该项单线划去或记N/A。各项签名栏不应空白，且各审批人员签名时，应有日期标识；.1.4.4为保证在有效期内记录内容清楚，纸档记录不得

6、用铅笔填写（国家、行业标准、规范要求用铅笔填写的记录除外），不易保存的记录（如传真件）应复印（扫描）；1.4.5如因笔误或计算错误等原因须修改原纸档记录内容，应采用双线划去原内容并在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章/姓名及日期（必要时由更改人直接上级签字确认）；电子档记录数据有效性，由填报人负责，其直接领导负责监督管控；按受控方式发行的记录，按文件管控要求执行。1.5记录收集、存档、标识及检索1.1.1记录由产生部门负责收集及存档，并每季度至少一次登记于【质量记录归档登记表】中，可副印发放至相关单位

7、。1.1.2原则上三个月以内的记录应存放于各记录产生单位中,建档时应将记录名称、起止日期、编号标示清楚;超过三个月以上的记录,由各部门资料管理员或指定专人负责存放于纸箱或统一集中保管,并进行适当标识(例如书写记录名称、起止日期等)。1.1.3相关记录如是电子信息文件（如word文档，Excel表格，Email等），记录产生部门可指定专人将电子信息文件列印成纸档后归档保存，或指定专人将电子信息文件按性质、类别刻录成光盘或磁带等电子媒介的形式归档保存。1.1.4记录可以以文件夹、档案袋、纸箱等方式进行包装存档，并标识

8、，记录标识的原则应满足基本的检索功能并且满足唯一性要求1.1.5为方便记录的检索取阅，各记录保管部门应采用适宜的存档及索引方法，主要检索方式如(建议性)：1.1.5.1记录名称/编号+流水号；1.1.5.2记录名称/编号+日期；1.1.5.3记录客户别+日期；1.1.5.4项目号（如项目开发资料）等；1.1.5.5必要时记录保存部门可自行利用各种编号或颜色别加以区分，以利