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1、档案管理现状及其改进方案12020年4月19日文档仅供参考档案管理现状及改进方案做好档案管理工作,是一个企业健康持续发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。董事长在经营工作会议上的讲话中强调,”要本着规范化、信息化、安全化的原则,完善集团及下属公司档案管理体系,完善相关管理制度,特别是合同谈判的相关工作流程”。因此,档案管理工作是当前行政工作的重中之重,现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。一、集团公司档案管理现状1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存2、财务档案由财务部
2、整理、归档、保存3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保存5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存二、存在的问题1、档案管理分散,没有集中管理,不便查找。2、部分档案归档不及时,造成档案遗失。3、项目资料保存不完整,部分报批报建资料不齐全,部分批阅件原件查找困难。4、档案密级的设定与保管未按照未<档案管理规定>执行,部分重要档案的保存不够安全(如财务凭证等)。22020年4月19日文档仅供参考4、档案管理工作不够专业,没有经过系统的培训。三、改进的办法1、强化档案意识。档案意识是对档案的性质和价值的认
3、识,以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员,无论是专职的,还是兼职的,都要理解自己工作的重要性,要热爱自己的工作。2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机,召集专题工作部署会议,安排部署集团档案管理工作。四、工作部署方案1、管理部门和岗位:集团公司档案管理工作由行政管理部负责,行政管理部增设档案管理员岗位(可招聘专职,也可内部兼职),设置专门的档案室,所有档案资料全部按年限归档。2、集团公司档案管理分工:①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料和营销资料)由
4、各分管部门整理,按流程登记审批后交档案室分类归档、保存;②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理,归类,存档案室保管。3、归档流程:各部门将需归档的资料及时整理,提交档案管理员处,填写<档32020年4月19日文档仅供参考案归档登记表>,经办人和档案管理员共同签字确认后归档。4、归档材料要求:①归档的文件材料应为原件。②归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。③文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。④图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面。⑤组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。5、详细要求见
5、<档案管理制度>。6、物流公司档案管理工作:暂由集团公司行政管理部进行档案管理工作,由物流公司前期工作人员,对前期项目资料进行整理、分类后,交集团公司档案室存档。7、其它各公司档案管理工作:各子公司应高度重视档案管理工作,安排专人负责。特别是建设公司,要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系,避免出现未归档资料。五、附件:<档案管理规定>42020年4月19日文档仅供参考行政管理部二〇一二年二月二十四日档案管理规定第一条为了加强集团档案的管理工作,有效地履行档案服务于集团各项工作的职能,根据<档案法>和有关档案管理工作的要求结合集团公司实际,制定本办法。第二条
6、档案管理工作是公司工作的重要组成部分,担负着服务其它工作和记录公司历史的重要任务,全公司都要高度重视,严格遵守相关规定。第三条行政管理部负责集团公司范围内的档案管理工作,各部室负责本部门档案的收集、整理,按年度上交行政管理部。第四条档案分类集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、监审档案。,行政档案包括:公司章程、公司证照、公司文件、会议(股东会、董事会、总裁办公会、监事会等)记录、上级发文、公司制度、诉讼卷宗、大事记录(音像、图片、报刊)、公司荣誉、相关合同等,由集团档案室整理、分类、归档。人事档案包括:个人档案(劳动合同、履历、培训、奖励、处5202
7、0年4月19日
