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时间:2018-10-31
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1、档案管理现状及改进方案做好档案管理工作,是一个企业健康持续发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。董事长在2012年经营工作会议上的讲话中强调,“要本着规范化、信息化、安全化的原则,完善集团及下属公司档案管理体系,完善相关管理制度,特别是合同谈判的相关工作流程”。因此,档案管理工作是当前行政工作的重中之重,现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。一、集团公司档案管理现状1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存2、财务档案由财务部整理、归档、保存3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存4、监审档案由监
2、察审计法务部整理、归档、保存5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存二、存在的问题1、档案管理分散,没有集中管理,不便查找。2、部分档案归档不及时,造成档案遗失。3、项目资料保存不完整,部分报批报建资料不齐全,部分批阅件原件查找困难。4、档案密级的设定与保管未按照未《档案管理规定》执行,部分重要档案的保存不够安全(如财务凭证等)。4、档案管理工作不够专业,没有经过系统的培训。三、改进的办法81、强化档案意识。档案意识是对档案的性质和价值的认识,以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员,无论是专职的,还
3、是兼职的,都要理解自己工作的重要性,要热爱自己的工作。2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机,召集专题工作部署会议,安排部署集团档案管理工作。四、工作部署方案1、管理部门和岗位:集团公司档案管理工作由行政管理部负责,行政管理部增设档案管理员岗位(可招聘专职,也可内部兼职),设置专门的档案室,所有档案资料全部按年限归档。2、集团公司档案管理分工:①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料和营销资料)由各分管部门整理,按流程登记审批后交档案室分类归档、保存;②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理,归类,存档案室保管。3、归档流程:各部门将需归档的资料
4、及时整理,提交档案管理员处,填写《档案归档登记表》,经办人和档案管理员共同签字确认后归档。4、归档材料要求:①归档的文件材料应为原件。②归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。8③文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。④图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面。⑤组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。5、详细要求见《档案管理制度》。6、物流公司档案管理工作:暂由集团公司行政管理部进行档案管理工作,由物流公司前期工作人员,对前期项目资料进行整理、分类后,交集团公司档案室存档。7、其他各公司档案管理工作:各子公司应高度重视
5、档案管理工作,安排专人负责。尤其是建设公司,要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系,避免出现未归档资料。五、附件:《档案管理规定》行政管理部二〇一二年二月二十四日档案管理规定8第一条为了加强集团档案的管理工作,有效地履行档案服务于集团各项工作的职能,根据《档案法》和有关档案管理工作的要求,结合集团公司实际,制定本办法。第二条档案管理工作是公司工作的重要组成部分,担负着服务其他工作和记录公司历史的重要任务,全公司都要高度重视,严格遵守相关规定。第三条行政管理部负责集团公司范围内的档案管理工作,各部室负责本部门档案的收集、整理,按年度上交行政管理部。第四条档案分类集团档案分为行政档案、
6、人事档案、财务档案、监审档案。行政档案包括:公司章程、公司证照、公司文件、会议(股东会、董事会、总裁办公会、监事会等)记录、上级发文、公司制度、诉讼卷宗、大事记录(音像、图片、报刊)、公司荣誉、相关合同等,由集团档案室整理、分类、归档。人事档案包括:个人档案(劳动合同、履历、培训、奖励、处罚、晋升、降职、异动)、基础档案(员工名册、定编定岗、人事异动、流程监控、招聘培训、绩效考核、工资发放、劳动保险等台帐),由人力资源部整理、分类,交档案室存档。财务档案包括:会计凭证、会计账簿、财务报表、税务相关资料、以及其他基础档案(股本结构、授信额度、贷款数量、企业担保、固定资产等台帐)等,由
7、财务部整理、分类,交档案室存档。监审档案包括:举报信函、案件卷宗、审计报告、监察建议和监察决定等,由监察审计部整理、分类,交档案室存档。8工程档案包括:项目前期文件(立项、可研、设计)、项目管理文件(招投标、合同、协议、征地、施工管理)、施工文件(开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等)、项目竣工文件(竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等)及其他资料,由工程部整理、分类,交档案室存档。营销档案包括:基础
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