医院声像档案管理现状研究和改进建议

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1、医院声像档案管理现状研究和改进建议【摘要】为解决医院声像档案管理工作中存在的问题，提髙医院声像档案管理工作水平提出建议，文章对存在问题分类分析，从声像设备管理、相关专业人员档案素养、医院声像档案管理制度等方面分析存在的问题，并提出相应的解决方法。提出一套建议，包括争取领导支持、制定各项制度、加强档案法规宣传、注重业务培训等，在本医院试行一年，声像档案管理工作取得很大成效。本套建议提高了医院声像档案管理水平，值得推广。【关键词】声像档案管理；问题分析；建议近几年，医疗卫生系统通过开展''三好一满意”“质量管理提升年”等活动为契机，大力推进医院文化内涵建设，经济效益和社会效益

2、都显著增长。医院档案管理水平也有了较大程度的提高，但还存在着一些问题，尤其是声像档案管理，更是严重滞后于医疗工作的整体发展水平，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影像了医院档案的完整性和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。1、资料与方法1.1资料医院声像档案工作目前普遍存在着问题。1.1.1声响设备越来越先进，管理水平却停滞不前。随着社会的发展及办公条件的改善，医院的声像设备有了很大改善，一些数量多，质量好，性能先进的声像设备在医院工作中广泛使用［1］。但是这些设备管理较乱，难以充分发挥作用。有的没有制定相应的声像设

3、备管理制度和使用要求，有的存放在科室或个人手中，还有的设备使用人员不明确或频繁变动，使这些先进的设备没有固定的保管人员，得不到有效的保养，不能爱惜，从而损坏严重。1.1.2医院一些重大活动从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，一些声像资料都是个人的随意行为，从而使这些资料都在个人手中，久而久之，被删除或丢失，也造成声像档案材料的流失。1.1.3有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，也有的时间一长，根本记不起这些声像资料的来源、出处、形成日期、对医院工作和历史发展的意义，造成一

4、些宝贵档案资料的流失。1.2方法加强医院声像档案管理的几点建议。1.2.1各级领导的重视更是做好档案工作的重要保证。档案部门要善于抓住机遇，结合本院中心工作，通过现有档案特别是声像档案生动的利用实例，发挥档案的自身宣传教育作用，提升医院形象，使领导认识到声像档案能形象、生动、真实的再现历史原貌，是文书档案无法替代的，从而真正的从思想上予以重视，以足够的人力、物力保证声像档案工作的顺利开展。同时，通过各种手段在全院职工中宣传《档案法》和档案工作，提高职工档案法规意识，增强责任感，营造出一种良好的档案工作氛围。各科室领导的重视更是做好档案工作的重要保证。如医务科、人事科、宣传

5、科、设防科等这些重要的职能部门，往往掌握着许多重要的声像资料，许多医院的档案都由院办公室的专职人员管理，而从这几年的工作经验看，争取这些部门的大力支持，从而提高全院人员的档案意识，是做好档案工作的一项重要措施。1.2.2加强管理，制定声像档案管理制度，并狠抓落实。要改变声像档案管理混乱的现状，必须制定一个切合实际的管理办法。医院要建立相应的管理制度，强化规范管理,对产生的声响资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅利用做出明确规定。在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规制度落到实处，必须明确责任、依法

6、管理、奖惩分明，做到有章可循，有法必依，使之变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量。1.2.3结合实际，创造条件力求妥善保管。从长久保护利用考虑，声像档案要求恒温、恒湿、防磁、防震、放光、防火等［2］。而声像档案普遍不符合上述要求，短时间都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带要定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。第三，在技术上，应做好声像档案的录、复制与备份，利用永久保存设备,光盘储存设备，确保声像档案的安

7、全保管。第四，为最大限度的发挥档案的利用价值，注意收集不同时期的播放设备,特别是淘汰播放设备，便于声像档案的开发利用，为社会各界服务。1.2.4加强监督、分类指导，注重业务培训。针对声像档案管理现状，医院档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度检查的重要内容［3］；针对不同科室现状，采取不同方式分类指导，力争整体水平的提高；注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。2、结果医院档案室任命专职声像档案管理工作人员，对其加大培训力度