声像档案管理现状和对策

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1、声像档案管理现状和对策　　摘要：针对建筑企业施工生产中产生的声像档案管理现状及存在的问题，结合工程项目实际，阐述如何扎实做好声像档案的基础工作，并提出相应对策。Abstract：Accordingtothecurrentsituationofaudio-visualarchivesmanagementofconstructionenterprisesandtheproblemsinthemanagement，andcombinedwithpractice，thisarticleexpoundshowtodothebasicworkofaudio-visualarchive

2、s，andputsforwardcorrespondingcountermeasures.关键词：声像档案；管理；现状；措施Keywords：audio-visualarchives；management；currentsituation；measures中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）10-0149-020引言9近年来公司档案室全面推行档案目标管理，在坚持集中统一管理原则的同时，不断强化施工现场管理，提升了档案管理的整体水平，但对照档案在生产、技术和企业管理各方面所应起的作用，经过认真的梳理和分析可以看出，声像档案管理是我公司目

3、前档案工作中最薄弱的环节，调研发现这也是建筑企业目前较为普遍的现象，为此，我们把如何加强声像档案的管理工作作为当前重点研究的课题。声像档案是指企业在生产经营、基本建设、科学研究、企业管理、对外交流、党的建设、文化建设等各项活动中直接形成的、形象直观具有保存价值的包括照片、录音、录像等以纸质、磁盘、光盘或硬盘等多种存储介质存在的历史记录，是反映单位重大历史活动真实面貌的重要凭证和依据，是本单位档案的重要组成部分。具有原始性、客观真实性等特征。1公司声像档案管理现状随公司工程建设项目的不断增加，档案管理工作也在不断完善，文书档案、科技档案、会计档案管理比较规范，唯声像档案管理

4、比较薄弱，主要原因有以下几点：1.1管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理9声像档案的来源主要有两种渠道：一是机关各科室一年一次移交的声像档案；二是工程项目竣工移交的声像档案。前者管理比较简单规范，后者管理比较复杂混乱。具体表现在一些施工项目部只重视工程技术资料的归档，从而忽视声像档案的收集和管理。此外声像档案既有的管理制度也不能适应时代进步的要求，目前的归档制度要求声像档案要在工程竣工3个月内，将档案整理好移交公司档案室。由于施工项目部在施工过程中产生的照片较多，等工程完工后，人员调动，照片也随之遗失，无法归档。1.2档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较

5、强的时效性和特殊的归档要求。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理重视不足，难以及时完整的收集声像档案。其次是建设工程规模较大，施工工期长，工点比较分散，声像档案涉及的人较多，虽然每个项目部都设有兼职档案管理人员，但是仍存在着声像档案收集不全、整理不规范，保管分散的普遍现象。另外档案管理人员责任心不强，征集措施不得力，渠道不畅，也是声像档案收集难以及时完整的原因之一。1.3声像档案信息资源管理手段落后，其作用发挥和价值利用不充分声像档案以其独特的载体形式，反映企业生产经营和发展各个历史时间的重要人物和重大事件活动历史面貌。目前，我们馆存声像档案停留在实体保管状况，而

6、没有充分利用声像资源包括企业文化、档案、专利等无形资产的识别、获取、开发、分解和存储的档案电子化管理的这个“信息模块”，为创造企业价值和增值而发挥其作用。2声像档案管理的对策9当今一项工程项目建设过程中，会形成大量的以光盘、硬盘等多种存储介质形式存在的工程照片和音像，档案人员把好声像资料的出入关，是管理声像档案形成、积累全过程的有效手段，也是确保照片、影像档案填写内容准确、完整的必要措施。2.1完善声像档案管理制度，加强声像档案规范化运行重新修订声像档案归档管理制度和制定归档范围，完善相应的规章制度，使声像档案管理工作制度化、规范化是当务之急。针对声像档案的特殊性，我们修

7、改了过去声像档案在竣工后3个月内移交档案室的管理制度，改由公司档案室直接负责各项目部的声像档案人员管理，并指导声像资料的收集、整理，制定归档范围，采取定期归档制度，使声像档案收集和归档进一步规范。同时在项目部开展档案管理，完善声像档案管理制度推行工作。一是明确照片收集范围，尤其是指导工作等方面的重要照片应纳入收集范围。二是明确工程照片管理的责任部门和责任人员，指定项目部分管领导负责，建立起声像档案管理网络体系，疏通工程声像资料归档渠道。三是明确归档时间，定期一个月一次将阶段工程声像档案整理好填好时间、地点、内容说明交公司档案室