企业工程项目声像档案管理现状和对策

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1、企业工程项目声像档案管理现状和对策声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。企业声像档案则是企业在从事各项活动中形成的音视频材料，是事物发展过程的真实映照，也是企业档案的重要组成部分。企业工程建设中的声像档案是指工程项目在建设中直接形成的具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映形式的施工过程的历史记录。主要包括照片、底片、录音、录像及相

2、关文字说明。企业重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等。一、工程项目声像档案管理现状目前，工程项目形成的纸质文件和电子文件归档工作已较为成熟和完善，而声像档案的管理则相对薄弱，需要进一步加强。存在的主要问题有以下几点：第一,责任不明、未能达到统一管理。工程建设施工资料的归档经过多年的实践，人们已经积累了相当的经验，施工过程资料的收集整理与管理，也有了相对成熟的制度与规范。而工程建设项目中形成的声像档案的管理情况则相对落后于其他种类的档案。施工伊始，人们没有对

3、此给予充分的重视，相关的管理制度也没有纳入正常的管理工作中去，参与拍摄的人很多而移交声像资料的却很少，很多声像资料散落在拍摄者个人及相关部门的手里。由于没有明确的制度约束，和相关的规范要求，未能使其及时主动地移交给相关人员。当遇到具体问题，查找不到相关的影像资料时，才感觉到管理上的缺失与不足，无法向利用者提供可靠的资料做依据，给工作造成一定的被动。第二，思想认识不足、收集不及时不完整。在工程建设过程中，很多人对宣传报道很重视，照片拍了很多，视频录像也制作了不少，但他们认为完成了上报电视台及报社的工作后任务就可以结束了，至于怎么处置这些资料是个人

4、行为，缺乏归档意识。工程项目声像档案是通过照片及视频来反映整个施工过程的，具有时效性和凭据性。例如开工前的原址原貌、施工作业过程，尤其是隐蔽工程的施工过程资料,都具有很强的时效性和不可复制性。工程项目在工程资料验收时，声像资料往往会出现缺少原址原貌或隐蔽工程的资料，这说明在施工过程中人们忽略了对原始声像资料的收集或者说不够重视过程资料的收集，导致项目建成后中间过程难以追溯。再如所有声像资料拍摄完成后都应辅以文字说明，如果不及时进行批注、整理，恐怕摄影者自己事后也难追忆齐全和叙述准确。许多工程项目积存了大量照片未归档，或者说无法归档，就是因为多数

5、照片没有文字说明，使得本来很珍贵的照片，失去了其应有的保存价值和利用价值，给工程资料的完整留下缺憾。第三，重视程度不够、专业技术薄弱。声像档案对音视频的参数要求相对于一般的生活照片和视频要高许多，工程项目部在声像的设备的配备与使用上存在一定的问题，有的项目部配备了良好的设备却没有会熟练使用的人，有些有人却没有适用的设备。对音像器材的配备及使用人员的管理缺乏应有标准和要求，因此，不是设备跟不上工程的进展，就是拍摄人员的素质跟不上，拍出来的影视及照片，难以达到归档的要求。这样就造成了工程建设施工前后的重要活动内容的缺失。究其原因，主要还是个别领导对

6、声像档案的重要性认识不足、重视不够。二、加强工程项目声像档案的管理工作为了尽快改变工程建设声像档案的现状，从现在开始就应该做好以下几项工作：第一，明确责任、加强制度建设。抓制度建设应从源头抓起，工程建设项目部在成立初期，就应将声像档案管理制度纳入相关的管理制度中去，并对负责声像档案的管理部门、收集范围和时间、整理要求、借阅利用等做出明确的规定。明确责任，落实分工，强化声像档案管理，加强声像材料的收集、整理、做到统一管理、有章可循，杜绝据为己有的行为，确保声像档案及时、完整、规范的移交档案管理部门。第二，加强专业培训，提高业务能力。为进一步做好工

7、程建设项目部声像档案管理工作，新建项目一旦开工就要针对负责摄录的人员及档案管理人员进行相关的业务技能及专业知识的培训，使其能较为熟练地掌握专业设备的使用及材料的编辑，以便在施工过程中所拍摄的资料，能点面结合,主题突出，画面清晰、完整，符合归档要求，并能真实地反映施工的全过程。拍摄完成后所有资料应辅以简洁明了的文字说明，在收集、整理的过程中能及时批注、合理分类，确保归档的声像材料符合档案保管、利用的要求。第三，从基础做起，增强归档意识。由于人们对声像档案的重视程度远不如其他门类的档案，因此从基础入手，加强声像档案尤其是工程建设声像档案重要性的宣传

8、力度，从思想上转变人们的观念，才能从根本上改变现状。只有全民归档意识的增强，才能有效保障归档声像材料的齐全完整。（作者单位：中石化管道储运公司档案馆）