高校行政秘书队伍稳定重要性和对策

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1、高校行政秘书队伍稳定重要性和对策　　摘要：高校行政秘书作为高校教育工作的基层人员，以辅助决策、综合协调、沟通信息和提供日常各项服务等为主要职能，对学院和领导、教师和学生肩负多重责任，起着看似简单又独特的作用。他们是领导的参谋和助手，也是维持高校正常工作的基本保障。基于各种原因，高校的行政秘书岗位存在流动性大和难以稳定等问题，作者对这些问题作思考，提出对策。关键词：高校行政秘书队伍稳定重要性对策一、高校行政秘书的岗位职责、工作特点及重要性（一）岗位职责。高校的行政秘书除了需要承担日常的各类琐碎事务（如：日常通知的传达；公章管理；学

2、院固定资产及设备的具体协调管理；相关会议的组织和安排，会议记录和考勤；各种行政文件、材料的归档，数据的统计、上报；报纸、信件的征订与收发；教职工工作信息收集及整理；学院组织的各种活动的记录、资料采集等工作）外，还要协调和配合其他部门做好相关工作（如：协助财务处做好本单位的相关财务工作、协助工会等部门做好相关公益活动等）。同时，在教学秘书不在时，还要协助领导做好教学秘书岗位的应急工作，为教职工提供能力范围内的各项帮助和服务工作。6（二）工作特点。1.行政秘书的工作涉及学院的方方面面，具有繁琐性。2.行政秘书的工作涉及的范围广，工作

3、对象包括领导、教师和学生，以及各个行政职能部门和其他对外合作单位，具有协调性。3.行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策，具有服务性。4.行政秘书的很多工作常有反复出现、反复办理的特点，具有重复性。（三）重要性。1.高校的三要素包括行政管理、教学和科研，高校行政秘书作为高校管理队伍中的一支重要队伍，承担大量的日常工作，包括各方面事务的执行、联络、沟通、传达等。他们的工作是为教学和科研服务的，并在一定程度上影响高校教学和科研水平，关系着高校的发展水平和质量，从而关系社会和经济的发展。2.伴随着高校改革的不断进行，高校

4、发展的自主性增强，管理权限增强。如何招揽学生，如何培养人才，如何保持永续发展，不仅需要教学管理工作的运筹，更需要行政管理工作的运作，而行政秘书是行政管理工作的先行者和执行者，起着不容忽视的作用。二、高校行政秘书队伍的现状和存在的问题6（一）现状。不可否认，当前秘书队伍的主流是好的，有业务过硬的老手，也有具备创新精神的新人，虽然他们年龄不同、专业不同，但有着共同的特点，就是面对困难和挑战，大多能将个人的苦乐荣辱与学院集体的利益紧密联系在一起，把实现个人的价值与推进学院发展紧密结合起来。他们有爱岗敬业的精神，有开拓创新的经验，也有锲

5、而不舍的实践。但是，还是有部分员工在压力和困难面前，信心不足，等待观望，安于现状，或者因为岗位的工作特点，产生了职业倦怠，甚至有个别员工持有抱怨和消极的心态，不能较好地履行岗位职责。（二）存在的问题。1.行政秘书的地位较低。秘书的工作是最基层的工作，常常不能受到应有的重视。在高校，教师和科研被放到重要的地位，而行政工作则被看成附属品，被轻视。出现这种现象的本质原因是行政管理的重要性没有被深刻认识，影响到了不少行政秘书的工作积极性。62.行政秘书的综合素质不高。行政秘书队伍相对于专职教师队伍来说，存在学历较低、管理水平较低、创新意

6、识较弱等问题，综合素质不高。在高校行政秘书队伍中，还存在部分人员是在引进优秀教师时，以安排家属的形式被安排在秘书岗位上的。学校对新进行政管理人员的培训重视不够或者缺乏系统培训，都导致行政秘书的综合素质偏低。3.行政秘书的待遇普遍偏低。与党和国家对教育的重视相适应，高校教师的待遇问题得到重视，但大多数高校都存在“重教学、轻管理”的现象，教师的工资待遇远远超过管理人员。行政秘书是管理的基层人员，即使工作出色、能力突出，收入仍然处于最底层。正因为秘书待遇偏低，很多有能力有想法的人员不愿从事行政秘书工作，或者有些已经从事行政秘书工作的人

7、员想方设法提高学历和评职称为转岗做准备。上述三个问题，造成了工作人员无法潜心研究工作，创新方法，扎实做好工作，导致高校行政秘书的队伍很难稳定和进步。三、高校行政秘书队伍稳定的对策（一）正确定位行政秘书工作。学校要发展，教学和科研固然重要，但秘书人员的重要性也不容忽视。教师的办公会议召集、学校的活动组织、教师和教学各项数据的统计等都离不开行政秘书，他们是维持学校正常运行的联络员、服务者和管理者，不可或缺。（二）加强对行政秘书的培训，提高行政秘书的综合素质。61.学校可尝试在培训前做好调研，开展有针对性的系统培训。可采取外请专家、名

8、人来校做专题讲座等形式增强培训的吸引力，强化培训效果，也可考虑到同类学校考察交流，学习先进的办公经验，用多种形式强化秘书的工作能力。2.行政秘书一要加强自我学习，提高业务能力；二要加强创新精神，与时俱进；三要充分利用办公自动化软件和设备，提高工作效率；四是要强化