关于做好机关社保业务档案管理工作思索和建议

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1、关于做好机关社保业务档案管理工作思索和建议　　机关社保业务档案管理是社会保障档案管理的重要组成部分，是做好机关社保工作的重要前提和基础。做好机关社保业务档案管理，维护机关社保业务档案真实、完整和安全，是促进机关社保业务规范的重要切入点。近年来，我省各级机关社保部门按照《中华人民共和国档案法》和上级机关社保业务档案管理相关规定，从组织领导、业务人员、保管场所、办公条件、工作经费等方面出台了一系列针对性措施，并在具体工作中认真贯彻落实，取得了较好成效。然而，随着经济社会的不断发展，参保对象逐年增多，参保人员流动性逐年增大，机关社保业务档案管理工作中的问题也随之出现。一、机关社保业务档案管理

2、工作出现的问题1.机关社保业务档案与其他社保档案融入度不够。社会保障档案涉及面极广，由于缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范，各社会保险机构的档案管理只有根据自己工作需要和经验，参照其他门类档案管理模式，对所保管的档案进行必要管理。管理方法不统一，致使机关社保业务档案难以与其他社会保障档案融为一体，即使在本系统内部，不同区域间的信息沟通也存在困难。52.领导重视程度仍需加强。由于有的领导重视不够，使得有的地方档案管理的制度建设、人员配备、经费投入、工作条件改善不够，档案室设备相对陈旧，管理手段落后，档案柜、灭火器、专用空调、计算机、扫描仪、复印机、除湿器等现代化档案管理配备不全，档案库

3、房的防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“八防”措施落实不到位，有的地方甚至没有专门的档案室。对业务人员的教育引导培训不够，致使有的业务人员档案管理意识淡薄、能力不强。3.管理人员素质有待进一步提高。由于档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，工作人员需具有较高的政治素质和业务能力。当前各级机关社保机构虽然都配了档案工作人员，但基层机关社保机构人员有限，且以兼职居多，难以做到全身心投入档案管理工作。业务人员自身学习主动性不够及组织上培训交流做得不够，使他们的档案业务知识难以完全适应工作需要。54.管理信息化水平需要进一步提高。近年来，随着机关事业单位社会养老保险业务量的

4、逐步加大，有的机关社保机构实施了档案的微机化管理，但由于软件、硬件、人员三者没有实现有机结合。相当部分机关社保机构仍然沿用手工操作的陈旧管理模式，或者是业务工作实现了微机操作，但档案管理依然是文字材料为主，没有实现档案微机化、数字化、网络化管理，查找资料费时费力，数据统计更为艰难，直接影响了工作进展。5.业务档案资源开发利用仍需时日。由于档案整理不够及时、不够规范，档案微机化管理水平低，档案信息资源互通共享网络未建立，各类社保档案统一管理体系尚未建立等原因，致使当前档案的利用途径有限，有许多业务空间尚未有效开拓，充分开发利用档案资源仍有许多工作要做。二、机关社保业务档案管理工作建议1.

5、加强组织领导，健全规章制度。领导是关键，制度是保障。档案涉及每一个参保人员的切身利益，其凭证价值异常突出。各级党委、政府领导要重视支持机关社保业务档案管理工作，按照统一领导、分级管理的原则，切实建立健全档案管理机构，明确职责分工。要建立健全规章制度，实现科学规范管理。按照《中华人民共和国档案法》《福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法》等法律法规要求，把健全制度、规范管理上升到依法管档的基本要求来认识、来践行。制定健全《档案人员工作职责》《档案及档案库房管理制度》等规章制度，编制档案分类方案和保管期限表，使档案归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管5理有措施，开发利

6、用有目标，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。同时，要把档案工作纳入工作目标责任制的检查考核内容，与年终考核和年终奖金挂钩，并作为年终评优评先的依据。2.强化培训交流，提高人员素质。机关社保业务档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，要积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。采取走出去学习、请进来传经的“双向并举”办法，加强与档案行政管理部门的联系，依托专业机构人才优势积极组织培训档案管理人员；加强与上级及兄弟单位的沟通与交流，相互间参

7、观考察，学习先进经验和做法，提高干部职工档案管理意识和管理水平；加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的机关社保业务档案管理队伍。53.清理历史积欠，科学规范整理。一是制定科学统一合理的档案管理规范，进一步细化档案归档范围、保管期限的划分，组织人员认真做好现有档案清理归档。二是明确职责分工，及时做好年度业务档案资料的整理归档。由于机关社保业务档案具有动态性的特征，参保单位和参保人员的档案宜以一个