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1、关于做好档案管理保密工作思索摘要:文章从五个方面入手对档案管理的保密工作进行探讨,包括:做好保密档案的保密化管理工作、做好保密档案密级管理工作、正确处理好档案保密与利用的关系、做好保密档案利用时的合理监督对策和做好电子档案文件管理中的保密工作。关键词:档案管理档案利用保密中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1672-3791(2012)08(a)-0238-01社会生活中档案利用的频率会越来越高,范围也会越来越广。怎么做好档案的保密与利用工作,很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明,历史发展到今天,没有那一种观念
2、可以长期的适用于不同时期,只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会,档案资源被广泛认知与挖掘,做好档案保密工作,才能凸显这个行业的重要价值,从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下笔者结合自身的工作体会,对档案管理的保密工作进行分析。1做好保密档案的保密化管理工作6保密档案应该和其他档案分别进行保存和管理。给保密档案设保险柜和防火防盗系统,从基础设施上保证保密档案的安全。保密档案的保密化管理工作好坏与否与档案管理人员的素质有紧密的关系。因此,提高从事管理保密档案工作人员的素质显得十分重要。因其工作岗位特殊,故要求其要有高度的责任
3、心和保密意识和严谨的工作作风,防止机密的泄露。在日常生活中管理人员在任何场合都要守口如瓶,把保守秘密安全置于自己的生命之上。加强保密档案的使用管理。保密档案的调阅等应该严格登记程序。机密密档案调阅结束后应及时核查,归档,防止泄密,一旦泄密,要想方设法进行挽救。2做好保密档案密级管理工作随着时间的变化在保管过程中,保密档案的密级也要随着时间的推移现实情况去做出合适的调整。这种调整主要是升密、降密、解密三种。我们要依据档案涉密内容划密标准,杜绝密级偏高或偏低,密期偏长或偏短等问题的出现。3正确处理好档案保密与利用的关系6保证保密档案的秘密性是应
4、该的,但保密的目的之一是为了利用,只有得到使用才能体现保密工作的价值,保而不用只会失去保的价值,失去档案的意义。保守保密档案是每个从事档案管理工作人员的应尽的义务。但是档案管理工作在重视档案保密的同时,又普遍存在着利用不足,过于重视保密的现象。因此导致大批具有重大价值档案得不到充分利用,造成资源的浪费,这是因为领导不及时全面的了解情况,合理的利用档案,档案管理人员的管理价值观也有失偏颇。所以,档案管理部门要转变过去不合理的观念,在严格做好保密工作的同时,使这些珍贵的档案得到充分利用,发挥最大的价值。因此,对保密档案管理工作来说,保和用都十分
5、重要,失一不可,要很好的协调两者的关系。只注重档案的秘密性,而不关心其秘密性的时效和范围,是错误的;但缺乏保密观念,无度地开放使用范围,也是不对的。所以,在合理的使档案为大家利用的同时,还要做好一定保密工作。保密档案审查工作是档案开放前的前提工作,其目的是精确合理地区分、核定档案的开放和使用范围。这项工作要分三步进行:一是初审,根据档案管理的标准,对需要使用的档案进行逐个审查,初步其利用的范围。二是中审,选择有较高业务素质的工作人员,重点取舍初审中没能判定开放与否的档案,三是终审,相关的上级领导,根据具体情况,进行再审查,最终确定档案是否开
6、放。根据《保密法》规定,保密档案划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。档案密级的确定,是为了让档案管理人员根据具体情况采取不同的措施,使档案能够最大限度的发挥作用。密级是随时间的推移而变化的,当其失去保密价值时应该对其进行公开管理。开放之前必须先进行划密解密,对档案的划密解密工作,应当遵照相关规则,由原确定密级的国家机关和企事业单位或其上级来执行。46做好保密档案利用时的合理监督对策如何使档案技能合理利用,又能保证档案的安全和完整,我们就要在档案利用时做到合理的监督。要有严密而且简明的档案利用规章制度,严格执行,在实践中不断总结,不断
7、完善档案利用规章制度如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据具体情况,对不同的使用人员确定不同的开放范围,规定不同的审批手续,在做好档案利用工作的同时,更要确保档案的安全和秘密性。5做好电子档案文件管理中的保密工作随着时代的发展,越来越多的单位都实行了无纸化办公,电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革,必然带来保密工作方式上的变革。6一是构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全,一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种:(
8、1)企业设置防火墙安全系统,企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。(2)档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式,即是采用防火墙安全系统,为档案数据
