关于做好文秘档案管理工作思索

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1、关于做好文秘档案管理工作思索【摘要】文秘档案管理工作如何才能满足社会时代的需要，是每一个从业者都必须思考的重大问题。本文从规范公文处理程序，把好公文形成关开始，就档案管理工作的整个流程进行了详尽论述，提出的观点对于指导当前文秘档案管理工作具有重要意义。【关键词】文秘；档案；管理档案是国家机构、企业、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统

2、的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，文秘档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。现就如何做好文秘档案管理工作开展如下探讨：1.规范公文形成和处理程序6公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文秘处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文

3、形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我院就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们医院在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：（1）文种使用不当。文种的选择与确立，是公文写作成败的关键，也是能否实现行文目的的首要环节。对文种的使用，要注意坚持四条原则：必须按照

4、党和国家公文法规的统一规定准确使用文种；要符合制文机关的法律地位和权限；要以正确的行文关系做依据；要考虑发文的具体目的与要求。之所以如此，是因为公文一经发出，即产生一种权力关系，体现着严格的权限与政治从属，因此，我们决不可掉以轻心，更不能马虎从事，随心所欲。但从实际情况看，一些单位对文种的使用，掉以轻心的有之，而随心所欲的情况也不乏其例。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。6（2）附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具

5、体的序号，行文程序很混乱。（3）公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。（4）公文主题词标注不准确，不利于检索查找。（5）数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的

6、领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。2.做好公文的评估分类6公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文秘人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文秘人员是个严峻的挑战，它要求文秘人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的

7、文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：（1）对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文秘工作流程更加科学化、合理化。（2）要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案

8、工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。6（3）要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任