关于社保业务档案管理若干问题思索

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1、关于社保业务档案管理若干问题思索　　摘要：本文在总结近年我国社保档案管理工作取得较好成绩的基础上，针对社保档案管理工作数据繁冗和快速检索查询的特点，深入分析当前我国社保档案所面临的困难和问题，从社保档案规范化管理、信息化建设、人才队伍建设等方面提出解决问题的办法和建议，对今后社保档案管理工作有一定的借鉴作用。关键词：社保；档案；管理；思考中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：社会保险业务档案是各级社保经办工作全过程的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。重视并做好社保业务档案工作，积极促进社保业务档案管理的规范化、标准化、信息化，有利于确保社保基金的安全有序

2、管理，有利于保障广大参保人的切身利益。2009年，人社部、国家档案局联合颁布《社会保险业务档案管理规定》（第3号令），在新规实施3年来，全国各地社保业务档案工作呈现出了较好的发展势头，取得了可喜的成绩，但在前进过程中，也出现了一些矛盾和问题。对于这些矛盾和问题，必须在正确认识当前社保业务档案工作基本态势的基础上，深入分析其成因，并加以解决。一、目前社保业务档案工作基本态势71、档案管理组织体系已经形成首先，各地相继于2009年成立社保业务档案管理工作领导小组，加强了社保业务档案工作的统筹规划、组织领导。其次，各级社保中心将档案工作作为经办管理标准化、规范化的重要内容

3、，列入年度重点考核项目。第三，组成了以专职档案员为核心、兼职档案员为主体的社保业务档案工作队伍，明确职责分工，确定工作任务，加大业务培训，强化经验交流，提升能力素质。第四，各级社保中心与档案行政管理部门密切协作，在指导、培训、验收等各个节点加强沟通、紧密合作，有力地促进了社保业务档案工作的健康发展。以上所述，充分表明了各地基本形成了社保业务档案管理的组织体系，形成了一级抓一级、层层抓落实的社保业务档案工作的新格局。2、档案制度标准体系基本建成按照国家《社会保险业务档案管理规定》，各地结合实际，陆续制定下发了《实施办法》和《实施细则》，对社保业务档案管理提出总体要求，

4、作出详细规定；参照国家的社保业务档案达标验收标准，编制印发了本地达标验收标准，组织开展达标验收；各级社保中心制定或修订了社保业务档案管理制度，如：《档案立卷、移交归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》等。以上所述，充分表明了各地基本建成了社保业务档案管理的制度标准体系。73、档案资源建设水平极大提升一是立卷归档，档案员根据档案生成量和档案资料特点，逐步探索形成了“按周收集整理、按月或按季度立卷、每半年移交档案室归档”的工作模式，保证了档案材料的齐全完整。二是严格执行统一的分类方案，保管期限划分清晰，卷盒标识填写规范，上架排列准确有序。三是积极开展检索体系建设

5、，规范目录数据库建设。以上所述，表明了各地社保业务档案资源建设水平，与过去相比，有了极大提升。4、档案保管工作条件较大改善在档案保管条件上，各地采取强有力措施，都安排了较好地档案库房，落实了“九防”要求。在档案工作条件上，一是库房、办公和查阅三分开，规范场所管理；二是配置数量充足、类型齐全的档案装具，如柜架，档案盒、卷皮等；三是配备了档案工作所需的硬件设配，如计算机、扫描仪等设备。以上所述，表明了各地社保业务档案的保管条件和工作条件与过去相比，都有了较大的改善。5、档案服务利用机制初步建立7建好、管好档案的目的是用好档案。通过几年的探索和实践，各地社保业务档案的服务

6、利用机制已初步建立。一是按照不同类别和保管期限，编制规范的全引目录、案卷目录，并装订成册，方便查阅；二是按照档案查阅制度，完善借阅审批程序，准确提供档案信息；三是认真做好利用登记，收集利用效果，统计利用成果，分析利用规律，为进一步做好利用服务工作打下了基础；四是积极开发应用档案管理系统，提升档案的检索速度。至2012年底，各地社保业务档案工作顺利通过了国家验收。但是，全国社保业务档案建设还处于起步阶段，对照党的十八大提出的新要求、新任务，社保业务档案工作任重而道远，长期而艰巨。三、当前存在的主要矛盾和问题1、档案整理负担重与人力不足的矛盾因历史原因，过去各社保经办机

7、构在十多年间形成的社保业务档案整理普遍不规范，随着参保范围逐年扩大，参保人数逐年增加，社保业务档案数量急剧增加，使得档案整理的负担十分沉重。各社保机构按编制配备的人员是固定的，要在短时间内还清历史欠账，明显人力不足。2、档案数量大与存储空间不足的矛盾档案数量大，是全国社保系统的显著特点。数量大，必然要求有足够的档案安全保管的存储空间。除天津市外，全国大部分社保经办机构办公条件简陋，办公场所狭窄，办公用房紧张，极难筹措专门用于保存社保业务档案的库房，即使筹措出来了，也不能满足长期集中保存档案的需要。存储空间不足是社保经办机构又一难题，在一定时期内，将成为制约社保业