试论环境档案管理实现电子化信息化必要性

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1、试论环境档案管理实现电子化信息化必要性　　摘要：随着社会对环境保护要求的提高，环境档案管理得到越来越多的关注。环境档案管理最基本的工作就是环境业务档案和文书档案等纸质档案的收集与整体。在信息技术高速发展的今天，实现环境档案管理的信息化和电子化才能跟上时代的潮流保证档案的完整性、安全性。本文首先介绍了目前环境档案管理的现状及存在的问题，然后介绍了环境档案管理电子化信息化的特点和方式，最后进一步分析实现环境档案管理电子化和信息化的必要性。关键词：环境档案管理电子化信息化中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-908

2、2（2013）09-0013-01环境档案管理是一项涉及多学科多领域的工作，它需要一定的技术基础。环境档案管理的对象就是在环保过程中所产生的真实材料，这些专业活动包括环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科技环境法制信访及环境研究。一、目前环境档案管理的现状及存在的问题1.传统的环境档案管理方法6档案管理工作的综合性较强，档案管理员的工作量一般都比较大，需要有很好的耐心和细心的工作态度。传统的档案管理工作主要就是档案的收集和分类工作，管理员首先需要把环保科技档案可以分为以下八类：环境管理、环境监测、环境污染和防治

3、、环境监理、环境科学研究、环境工程与基本建设、仪器设备与环境标准、计量；然后按系统的方法将档案迅速地整理好，并以适当的方法保存，防治纸质档案发生霉变、长虫、发霉、遗失等问题2.电子文档管理方式不受重视使用电子文档来保存信息不仅可以节省大量的纸质资源，还能提高信息的安全性与完整性；但是这种方式需要更多的技术投入，必须以一定的计算机设备为基础，对档案管理人员的管理要求、技术要求也更高，工作量也增大。在实现环境档案管理电子化信息化的过程中还存在以下问题：首先，硬件设备和软件设备不能达到要求，缺少资金投入和技术支持；其次，档案管理人

4、员的技术水平落后，尤其是缺少专业的计算机操作技能。因此，要实现环境档案管理的电子化和信息化不仅需要政府的资金和技术投入，也需要加大对管理人员的培训。3.当前我国环境档案管理存在的问题6一方面，我国环境档案管理体系没有保障机制，表现为既没有专门的环境档案管理准则、标准，即使在与档案管理相关的法律中也很少有涉及环境档案管理的条例，也没有环境档案和信息披露的制度和规范，对信息披露的范围、内容、形式都没有统一的规定。另一方面，从技术层面来看我国还没有建立完整的环境档案管理技术体系，没有统一的技术标准。二、环境档案管理电子化信息化的特

5、点和方式1.环境档案管理电子化信息化的特点环境档案管理电子化信息化就是以电子文档来储存所要管理的信息，电子文件是以光盘、磁盘等为载体，与纸质文档相比，它有以下特点：电子文档离不开现代办公设备的支持，最主要的设备即计算机；通过这些现代化的设备可以实现文档信息快速、便捷的共享，不会有任何时间和地域的限制；通过这些设备也可以快速地对信息进行修改或补充；电子文件的保存环境没有纸质文档的保存环境要求高，只要这些设备不发生损坏即可。2.电子文件归档的方式要把电子文件归档，目前一般使用的方法是将文件保存在磁盘上，也可以通过互联网移交档案。

6、以保存在磁盘上的方式来归档看起来文档的保存期可以无限长，但实际上磁盘很容易受到损坏，对电子文档产生很大的安全威胁，而一旦电子文档受到破坏，要恢复起来难度很大，甚至不可能。所以，采用这种方式首先就要保障电子文档的安全性，6保证文档内的信息不回丢失，可以通过采取文件备份的方法解决该问题，但这又会使存储磁盘的数量增多，管理人员的工作量也会增大。所以最佳的归档方式之一是通过网络版办公自动化管理系统归档，这种方式是让办公室与信息部门合作，由办公室统筹管理工作，而信息部门依靠其技术设备及人才条件负责电子文件归档并负责保证其安全。当然最好

7、的方式还是把两种方式同时使用，做好网络存贮的同时把文件存入光盘。三、实现环境档案管理电子化和信息化的必要性档案管理方式的电子化与信息化已经成为信息时代的大势所趋，环境档案管理也不例外。1.环境档案管理电子化和信息化可改善档案管理工作电子化和信息化可以打破档案利用的种种局限，特别是时间限制和地域限制，使档案管理可以与全国甚至全世界接轨，档案管理部门能获得更多的支持，使档案管理部门由封闭走向开放。档案管理职能不仅局限于档案的收集、整理与保管，信息化和电子化使得其职能扩展到信息采集、管理和服务，最终实现信息资源的合理配置、科学管理

8、。2.环境档案管理电子化和信息化是形势发展的需求621世纪是信息化高速发展的时代，人类的每项工作都离不开高科技的支持，环境档案管理也不例外。环境档案管理要管理的档案文件通常有上百万件，这些文件都是一个地区或国家珍贵的信息资源库，档案管理的意义就在于要让这些资源得到各级领导和普通群众的充分利