试析档案管理信息平台深化和应用

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1、试析档案管理信息平台深化和应用　　摘要：本文以某电业局档案信息化管理为实例，对其档案管理信息平台的深化应用背景、目标以及实施步骤等相关内容作详细介绍，指出档案管理信息平台深化和应用能够进一步促进档案管理事业发展，提高档案管理效率。关键词：档案管理；信息化；信息平台；深化应用信息经济时代的来临使得纸质档案受到了电子档案的严重冲击，当电子档案使用率提高，大范围代替纸质档案时，档案管理模式也逐渐从传统的手工管理向信息化、数字化管理模式转变，成为当前形势下档案管理的主流模式。基于档案管理信息化背景，下面就档案管理信息平

2、台的深化应用作详细论述。一、信息平台深化应用的背景对某电业局来说，由于其近几年的发展目标是尽快实现电网和企业的发展模式的转变，向“一强三化”的现代化企业奋斗。因此企业在实际管理工作中加大了对档案管理工作的监督力度，将档案管理工作看作企业事业的核心，并切合当前社会发展形势，大力推进档案信息化建设。粗略统计，某电业局内部现有16个一级综合档案室，17个二级综合档案室，两个档案室内共有文书、会计等档案文件30多万件，其中机读目录占据12万条，照片档案有4000多张，类似音频、视频等媒体文件供200多份。面对如此庞大的

3、档案资料库，某电业局引进信息化档案建设，在企业内部构建了一个系统的、完整的档案管理信息平台，并通过档案管理信息平台来对企业内部档案实施管理，获得了一定成效。但是随着社会形势的不断变化，各种外部影响因素使得某电业局档案管理工作逐渐暴露出一些问题，比如：企业活动中所产生的大量纸质档案因条件限制而无法实现数字化；企业内部各个部门之间缺少交流，相关的数据信息得不到交换，导致档案管理工作的不到深化，无法在企业内部形成一个综合、统一的档案信息资料库；另外，企业各个部门人员所具有的档案管理和应用水平参差不齐，再加上管理设备功

4、能不完善，灵活性不足，导致档案管理质量低下。这些存在于电业局内部，且严重拉低企业档案管理水平的问题亟待解决。二、档案管理信息平台的深化应用1、深化应用目标6针对电业局当前档案管理工作中所存在的诸多问题，某电业局在综合考虑了企业当前的档案管理信息化水平以后，决定在企业内部构建B/S多层应用结构体系，通过应用SOA等先进的管理技术来对现有的档案管理软件应用系统进行深化，以全面解决现有的档案管理问题，提高档案信息化管理质量。此外，对档案管理信息平台进行深化的另一个目标还在于实现企业内部档案信息的纵向贯通、横向集成以及

5、全面分享。具体表现在：深度开发档案管理信息平台，深化信息化系统的功能，使其实现档案信息的网络化传输、自动化管理以及在线化利用，使企业内部档案管理部门的职能作用能得到充分的发挥。通过档案管理信息平台的深化应用来提高有价值、有意义数据信息的共享利用，为电业局的电力生产和电力管理提供决策，从而真正实现电业局档案管理水平的”质”的飞跃。2、实施步骤2.1首先，电业局在原有的档案管理信息系统中引进了文件连续体模型，将档案管理重心转移到文件产生过程以及管理过程的连续性和集成性上，要求档案管理人员实际参与到档案管理活动中来，

6、做好文件全寿命周期内的管理，直到文件被销毁，或者归档保存。为了真正做到这一点，电业局必须从以下几方面工作着手：第一，保证企业内部新开发的，或者从外部新引进的各种业务系统都满足基本的文件归档要求；第二，对于某些在先前已经拥有的业务系，要保证其具备有能够与档案信息平台相连接的结构，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管6理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立

7、项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。2.2其次，引入知识管理理论。知识管理是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资

8、源的整合与共享。第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，