试析档案管理信息平台的深化与应用.pdf

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1、_行业管理／HANGYEGUANL试析档案管理信息平台的深化与应用丘军江林蔚摘要本文介绍了厦门电业局档案管理信息平台深化应用的背景、目标、实施步骤、效果及前景，以供借鉴关键词档案管理信息化文件近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正而临着前管信息平的基础上．采用B／s多层用休系结构，f、用所未有的变革——从纸质和r乜子混合档案向全数字化档案转SOA、J2EE等先进技术对软什州系统进行深度升发，建成符合变、从人I档案管卿为主向自动档案管师为主转变、从单一部门福建电档案、I务丁作要求的功能模块和界处理，实现J，电档案管理Ⅲ跨部¨、跨专业、跨地域悄案管理转变、子文件电子

2、档案全程管。同时，福建电力数字档案信息资源一、档案管理信息平台深化应用的背景管邢系统创新件地开发了伞宗定制、门类定制等多种定制功能，当前，同家电网公加快实现电网和公刮发展‘式转变，努使系统可随着、『务的变化而进彳t自定制，减少J冈、I务变动力创建“一强二优”(r乜网坚强、资产优良、服务优质、1【绩优秀)而导致的二次升发费用和时间，极大地办‘便了使，rfj：创新性提出现代公司家电J叫公司高度重视档案管邺I作，并将其作为企了“现行文件层、帮编文件层和永久档案层”层管理模式．建寺业管理币要组成部分，大力推进档案管理信息化2006年，同家了文件中心、整编中心、数中心和控制平，

3、实现了信息管r乜网公与紫光电子档案事、I部合作开展“旧家电网公档案系统电子文件络采集、整合、处邢、州档命过程数宁化。管卵信息半台建设项同”；2009年，在闫家电网公一J总部、彳{乏中电档案管理信息平主要应用模块包括庵知应会、企、l知识、网公、网川省电力公等网省公试点成功。目前，家电网部门知识、个人知识、你问我答。其中数宁化档案仔放在企业知识模块巾．按照档案性分类为：文书档案、合l—J档案、牛产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案档案检索条什包：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类、主题词、关联词、分类号等。F‘{案管理信息平

4、台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记．分类，存储币u保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管师过程的记录。用户可根据T作考查、学术研究、经济建设、落文政策、个人取证等小同目的进行档案检索档案管信息平台内嵌智能操作半台(IDOL)，住检索的同时对信息进行能钎，丰要完成档案内容资源的各项分析服务．以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等．从无序的海量数据中．找到数据之问的关系和规律．进一步提高档案资源的利用价值此外，还有一些特殊用，例如，档案分类小完全采用业

5、务职能分类法，而是在按业务活动划分类别的基石=I{卜，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准档案管信息平台是一个覆盖有关位的一体化综合平台，使档案信息实现纵I贯通、横I集成和高度共。档案管坪信息平俞深化用后，将实现档案信息传输网络化、档案管自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，沣重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和同际标HANGYEGUANLI／行业管理-准的贯彻实施，融合思想卯念创新技术办法创新，最终实现电四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题子数据的共亨利用和综合应用，为业牛产、管理提供决策服档案管理信息平台建

6、设用后，用户只需在个人电脑上轻务，真正实现档案管理水平质的飞跃。点鼠标，输入柃索宁段．各种所需档案文件就能以电子形式清晰三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤呈现。用户或查数据．或打印复印，或资料收集．均可自行怏捷第一步：引入文件连续体模犁。文件连续体(RecordsCon—完成：档案管珊实现了冈、文、声、像信息融合及『舣J络一体化管tinuum)模型注重文件运动过程文件管理过程的整体性、连续理，案从收集、整理、编目剑存储、借测、销毁等一系列管理T件与集成件．捉侗十当案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁作郁在I舣J络上充成。数宁化档案占用窄问小、储存信息量大、俭或永

7、久保存．要求将文件管理与、I务流程相结合。为此．必须做索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了办公效牢，降到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文什档低J档案管理的人力、物力、财力成本．减少r人I：柃索火误率，档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建寺其提高了办公效率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和档案管理信息平台的接n，使系统能自动扶取梢电子文件保密性，实现r管理科技化、榆索便捷化、服务人性化，满址用户并捕获数据．尽可能地将档案管理监控职责I前延伸；第t．埘档案信息快速传递和高度共享的实际需求档案管信息平对于文件