简论档案管理信息平台的深化与应用

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1、简论档案管理信息平台的深化与应用但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题：一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重，无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。因此，急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。二、档案管理信息平台深化应用的目

2、标福建省电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用BS多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间，极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采

3、集、整合、处理、归档全过程数字化。档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的

4、记录。用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台，在检索的同时对信息进行智能理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高

5、度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤第一步：引入文件连续体模型。文件连续体模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：

6、第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。第二步：引入知识管理理论。知识管理是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的

7、知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可