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1、档案管理信息平台的深化与应用ok3)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项
2、之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knoent)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。第二,服务手段多元化,如信息推
3、送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫
4、描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空
5、间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了
6、档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。五、档案管理信息平台深化应用的前景在现行档案管理信息平台的应用基础上,可进一步规范档案数字化信息标准接口,开发档案挂接辅助工
7、具包,精细权限分层分级控制,完善档案日志跟踪,强化档案元数据管理和统计报表管理,提供主动性推送服务。待档案管理信息平台在厦门电业局逐步完善并深化应用后,将建立以高速信息网络为基础,档案数据管理为核心,内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理,涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节,将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理,并与各相关业务系统关联对接,实现数据资源的共建共享。从而将档案管理信息平台进一步演化为专属供电企业的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。正如加拿大着名档案
