档案管理信息平台深化和应用

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1、档案管理信息平台深化和应用　　摘要：档案管理工作是人类社会发展过程中极为重要的一个组成部分，档案管理起着对社会活动以及相关信息详细记载的作用，而这些档案，可以为单位、企业、个人带来极大的便利性，此外，领导人还可以根据以往档案所记载的信息来做出相应的决策。但是，我国目前对于档案管理工作应用方式并不成熟，即便建立了信息化的处理平台，却没有对其进行更深入的研究，致使档案管理信息平台的处理效率不高。本篇文章主要针对档案管理信息平台应该如何深化研究以及应用进行了阐述，以期为其他档案管理部门提供参考。关键词：档案管理；信息化；文件近几年来，我

2、国的科技信息技术进入到一个蓬勃发展时期，并且将新兴的信息化技术应用到了档案管理工作中，信息技术所带来的便利性、高效率对于以往传统的档案管理工作来说，带来了巨大的变革，将以往落后的纸质档案记载方式转变成为了全数字化的档案管理方式，从以往低效率的人工档案管理方式转变成为了自动档案管理模式。档案管理信息平台的建立，促使档案管理从以往单一的档案管理部门转变成为了跨专业、跨部门、跨地区的管理工作。一、档案管理信息平台深化应用的背景6我国目前高度重视企业、单位档案管理工作信息平台的建立，并且将这项工作作为了单位、企业管理工作中极为重要的一个组

3、成部门，将档案管理信息平台大力推向了各个行业中。我国的国家电网公司是率先将档案管理信息平台嵌入到办公系统的公司，并且在试点过程中取得了优异的成绩。但对应用档案管理信息平台的公司调查来看，目前的档案管理工作还存在着以下几个方面的问题：（1）大量的纸质档案信息仍旧未录入到档案管理信息平台中，致使平台信息不完整；（2）单位或者企业的各个部门之间的信息系统数据不共同、互不连接、信息独立状况较为严重，并有将单位或者企业内部的各项信息形成有效的统一；（3）各个部门之间的档案管理软件使用水平以及档案管理水平都存在着较大的差异，水平较低的重复建设

4、工作极为普遍，所使用的软件管理系统中也存在着大量的缺陷，通过这类有着缺陷的软件进行管理的档案信息无法保证其拥有较高的完整性、可靠性、灵活性、真实性；（4）单位和企业目前的档案管理信息平台所使用的软件智能化、自动化程度不高，用户在这一过程中所能够得到了的档案查询效率较低，造成大量的时间的浪费。（5）档案管理工作的灵活性不足，无法快速的适应档案机构调整对于档案管理工作所带来的新要求。6根据以上情况来看，档案管理信息平台必须要通过深化应用来统一，以此来解决档案信息平台上所呈现出的大量问题和难题。二、档案管理信息平台深化应用的目标在国家电

5、网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间，极大地方便了使用；创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集

6、、整合、处理、归档全过程数字化。档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息6利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Recor

7、dsContinuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、

8、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。第二步：引入知识管理理论。知识管理（KnowledgeManagement）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念