2007年文秘暑期技能培训

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1、2007年文秘暑期技能培训案例分析案例一拔掉电话线的刘小姐秘书刘小姐正在忙于写一份文件，总经理让她上午必须交。这时电话铃响了。刘小姐想这份文件要得急，完不成肯定挨批。因此她继续端坐在电脑前，不理睬那电话。可这电话响起来没完。刘小姐听得不耐烦，她拿起电话，大声地问：“你找谁？对方说：“我找你们张副经理。”“张副经理不在”。那他什么时候来啊？”“他出去开会了，今天不来单位。”不容对方再说什么，刘小姐“啪”地一声挂断了电话，继续写自己的文件。过了一会儿，电话又响了，刘小姐拿起电话一听还是刚才那位，，她不高兴地

2、说：“我不是告诉你我们经理不在吗？”对方说：“对不起，小姐，我找你们张副总经理有急事情，你能告诉我他的手机号码吗？”“我们经理的手机号码不经允许不能告诉别人，你明天再来电话吧。”刘小姐放下电话想：照这样什么时候才能写完文件啊？干脆先把电话线拔了，等写完再插上，案例一别人问就说电话坏了。于是她拔了电话插头，继续埋头写文件。一个半小时后，她终于写完了文件，高高兴兴地找总经理交差了。而电话插头，孤零零地躺在地上，刘小姐早把它忘了。刘小姐在打电话中表现极不专业，请指出并说明理由。案例一分析（1）不管有什么特殊情

3、况，刘小姐不应该不接电话。一般情况下电话铃声响起三声之内，秘书应该及时拿起电话接听，不应让电话响起没完。当然更不应该拔掉电话插头，这样会影响单位通讯畅通，万一有什么紧急事项，就会耽误。（2）刘小姐接电话时没有礼貌，不自报家门，不向对方问好，拿起电话就反问对方找谁，也不称呼对方为“您”，且态度生硬，有损本单位的形象。（3）来电方要找张副经理，也许有什么私事，也许是业务上的事情，刘秘书不问清楚，也不主动联系领导，就擅自挡驾，是缺乏工作责任心的表现。案例二小李与公章小李是厂办秘书，负责保管单位的印信。一天，有

4、一份文件急等盖章，小李却怎么也找不到公章了。后来他猛然想起，昨天供销科老刘要开一封介绍信，自己当时正忙着，就拿出介绍信和公章给老刘，让他自己填写、盖章。老刘用完后不知把公章放在了什么地方，自己也忘了收。小李急忙给老刘打电话询问，老刘抱歉地说，昨天看到小李较忙，就将介绍信拿回自己办公室填写、盖章，章用完后没还，还在自己的办公桌上。老刘急忙将公章拿过来还给小李，小李才在文件上盖了章。案例二分析小李的行为严重违反印信管理规定：公章应该由专人保管使用，不能随便将它交给别人。小李轻易将公章交给他人，而且让公章在办

5、公桌上过夜，隐藏着极大的风险，小李没有负起保护公章安全的责任，属于失职。介绍信应该由小李亲自填写，不能让别人填写、盖章，这样很容易出问题。案例三会议通知定于3月22日8：30-10：30在市政府一号楼1103会议室，由刘秘书长召集会议，研究有关加快第九届全国运动会（简称九运会）场馆建设问题。会议议题：（1）特事特办，加快竹料广东划船赛场、黄村广东奥林匹克中心有关申报手续审批问题。（2）控制流溪河水位标高，确保完成塞艇湖建设问题。（3）某股份有限公司经广东奥林匹克中心场地的电缆、水管搬迁问题。以上议题请九

6、运会省级场馆建设指挥部、市建委、市规划局、水利局和某股份有限公司主管负责同志参加。会议时间10：30-12：00，研究省人防办（省战备指挥所）用地红线问题。请市规划局、白云山风景区管理局负责同志参加。看了这份会议通知，你有什么想法吗？案例三分析这份通知传递了两个会议信息，如果是一份政府公文，就有了一文多事的嫌疑，这份通知所以要这样处理，是基于以下考虑：两个会议的议题内容有一些共性，即都是研究和解决有关建设项目的用地问题；两个会议在时间上前后相继，有连贯性；两个会议的部分主体重叠——主办者和会议召集人相同

7、，部分参加者也相同。对于需要参加前后两个会议的市规划局来说，接到这份通知后，就更好安排时间。在这样的前提下，用上述处理方式可以少发一份文书，提高了工作效率。但是，如果不具备类似的前提条件，仍然要注意避免这种“两会合一”式的会议通知。案例四一份表格越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、指定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简

8、要的对比分析。看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。申秘书为什么会得到领导的赏识呢？案例四分析合格的秘书，必须时时处处做个有心人。在现代管理活动中，领导者要正确决策，就必须掌握大量相关的数据和信息。领导工作繁忙，要管的事情很多，不可能都记住这些数据，这就需要秘书这个“外脑”。如何尽快地提供领导者在管理活动中的所必须的数据，这是测定一个秘书是否称职的标志之一。由于申秘书平时十分注意收集、整理和储存各方面的信