邮件的规范撰写ppt课件.ppt

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1、邮件规范撰写Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，也是我们平时沟通使用最多最广范的工具，所以很容易使人养成随随便便的不良习惯，并影响到我们的工作。有效的邮件可以提升工作品质，且提高我们的工作效率。如何写好邮件非常重要。为什么需要电子邮件礼仪？电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个：专业特性：通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！”特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。效率:邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间严肃性商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性1.收件人

2、(To)、抄送(CC)与密送(BCC)收件人(ToList)需要回复或采取行动的人不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事密送（BCCList)发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道思考：你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实际上你的主管并不知情2.收件人、抄送和密送注意事项出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理公司内部沟通邮件不

3、可抄送给公司外部人员。思考：内部讨论定价问题被客户知道了邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间回复邮件时注意要根据邮件内容修改“收件人”和“抄送”名单，不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”3.禁止使用“群发邮件”因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用群发邮件通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主管负责传达(这是部门主管的责任)不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这样，你出错的机会就多一次。不要自己发送离职通知邮件。离

4、职通知由人资部门负责发送4.邮件主题主题一定要写，不能为空主题必须具体，不含糊，且有意义例如：“20110813生产部周工作例会会议记录”標題要簡潔明確，一目暸然原則上不要超過15個字当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样的例子就没有意义，如：在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”Re:Re:Re:Re:Re:清明节放假事宜不要使用“万金油”邮件主题主题的含义要具体且有意义以下

5、的主题不够具体，不方便收件人理解5.回复邮件时注意：主题与内容相符主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件内容修改主题。以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件6.主题不是正文不要把邮件正文内容写在主题中,除非只有简单的一句话以下是不恰当的邮件主题7.称呼邮件要有称呼称呼要和收件人清单一致，不含抄送人当收件人为多人时，称呼可用：各位：各位领导：各位同事：Dearall,(如为英文邮件，要用逗号)8.邮件正文正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。條理分明，避免長篇大論字句段落要分明，不要擠在一起，眼

6、花繚亂語意須清楚連貫，避免跳躍性的思考會議紀錄或報告，不只附上文件，還要加上重點與結論不要只寫“請看附件”!按逻辑顺序安排邮件内容首先：开门见山，点明问题其次：细节描述，背景说明接着：提供支持性材料或附件留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后5W1H:Who,What,Where,When,Why,How（人事地，时因法）清楚表达你的观点每个项目都需要有一个责任人和截止日期注意邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中9.避免错别字邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，由此判断一个人做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万

7、订单的损失如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更不要按自己的喜欢来写)常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛10.使用正确的标点符号-错在哪里正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以下的标点符号是不正确的，你知道吗？(1)、会议时间：9：00~10：00(2)、日期：2011、7、122

8、.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字；二、要注意标点符号要正确。(1)会议时间：9:00~10:00(2)日期：2011.7.122.3.12.3.2一.要注意不要出现错别字；二.要