商务电子邮件撰写礼仪.ppt

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1、商务电子邮件撰写礼仪——职场系列培训电子邮件的商务格式怎么写？电子邮件也是有写作礼仪规范的！还需要注意什么呢？收件人、抄送人也需要精心选择的！写电子邮件的最终目的是什么？一封令人舒服的电邮需要什么？目录写商务电子邮件最终目的是什么？电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：（一）公司或个人的秘密信息：电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。（二）敏感的话题：电子

2、邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。（三）复杂的信息：信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。别以为商务邮件是保密的！一、需要对方做什么（在

3、邮件中明确告诉对方，需要他（她、他们）看到你的邮件后需要做什么。）影响收件人的行为告知或说服收件人实施某个行为。例如：1.请于周五前将我的提议意见发给我。2.请于会议前三天发放议事日程。3.请重新安排我的约会。通知收件人提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。为什么要写商务邮件？二、需要说明什么对于对方的疑问，甚至质疑，需要把事情说明清楚三、交流与分享心得交流与知识分享为什么要写商务邮件？沟通是双向的——只有当

4、你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。所以，在写商务邮件前请先停下来几分钟，考虑一下收件人：（一）与收件人的关系。（二）收件人是否希望收到这封邮件。（三）收件人对这一主题的信息。（四）收件人读信后的反应。（五）收件人对这一主题的兴趣。（六）收件人收到这封信的感受。写商务邮件前请先停下来想几分钟！一封令人舒服的电邮需要什么？在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信

5、件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。（一）要询问什么问题？（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？（三）要陈述什么观点？（四）要征询什么意见？（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？（六）要推销什么产品？为什么对方要购买？（七）为什么要表示感谢？好的开头是成功的一半，Ye！用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如：1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？2.很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。如果你回复一个问题，

6、可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如：你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会……如何开言？很多人在抱怨：“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。”我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件，你会发现邮件应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题

7、，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清晰、简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如：我提议各Team小组长每个月举行一次工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。你的意见如何，Kiki？收件人需要知道什么？一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素：（一）是否没有考虑写作的目的、