《文件和资料控制程序》.pdf

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1、1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。3.定义3.1文件分类：3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作

2、规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。3.2文件分为受控文件及非受控文件：3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会

3、签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的1/14外来文件、记录表单类文件等。3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。4.工作职责4.1文件的审查、批准权限为：文件类型编写/识别审核批准A类：红头文件部门经理部门分管领导总经理A类：管理手册行政部经理部门分管领导总经理B类：程序文件部门主管部门经理部门分管领导C类：规章制度、操作规程、作业技术人员部门经理部门分管领导指导书、MSDS、岗位职责书主管/经理人力

4、资源部经理D类：各类检验标准、产品规范部门主管部门经理部门分管领导E类：临时性文件部门主管部门经理部门分管领导对应部门经理F类：外来文件文控中心对应部门主管/分管领导部门经理/分记录表单部门主管管领导4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。2/145.工作程序图：文件和资料制定及管理实施图流程图责任部门相关记录编写人文件编写/识别文件审核/会签审核人文件批准批准人《受控文件一览表》文件登记文控中心

5、《外来文件清单》《记录一览表》文件变更文件发布/签收文控中心《文件领用记录表》文控中心文件回收《文件废止清单》各部门文件存档文控中心6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。6.1文件制定的要求：6.1.1A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。3/146.1.2红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（2017）001号流水顺序号

6、年份⑵格式要求：（样式如附件1）①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6.1.3B类程序文件：⑴部门编号说明：序号部门编号1董事会012总经办023人力资源部034财务部045生产供应链部056行政部067研发部078商务运营部089作物与产品支持部0910信息管理部104/14⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：0

7、6B001流水顺序号文件类别部门编号⑶格式要求：（样式参照本程序文件）①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、⋯⋯；b二级：如1.1、1.2、⋯⋯2.1、2.2、⋯⋯；c三级：如1.1.1、1.1.2、⋯⋯2.1.1、2.1.2⋯⋯；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷⋯⋯；e五级：如①、②、③、④⋯⋯；f六

8、级：如a、b、c、d⋯⋯；6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；⑶作业指导书类：①SOP类