文件和资料控制程序.pdf

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1、达实自动化工程有限公司文件编号QP5.1程序文件版本号2.0页码1/4文件和资料控制程序如文件控制印章的颜色不是红色,这份文件则是未经认可授权的复制文本.请只参阅认可授权的文件姓名:侯亚文姓名:刘昂控编审签署:签署:制写批日期:日期:章修改记录版本号修改内容概要修改人审批人生效日期A无无无1997.8.251.0将版本号由“A”改为“1.0”曾碧英谢洁1998.5.23更改文件资料控制审批,对版本更新作出规定达实自动化工程有限公司文件编号QP5.1程序文件版本号2.0标题:文件和资料控制程序页码2/41.0目的：此文件确立文件和资料的批准、发布、归档

2、、更改、回收及处理的方法。2.0范围：此文件适用于本公司文件和资料的控制。3.0职责：3.1文件发出人3.1.1应确保任何相关的文件,既符合ISO要求又符合公司实际运作。3.1.2文件的格式符合有关文件的要求。3.1.3文件自查并经本部门批准后，交文件管理中心进入审批发布流程。3.2文件管理中心3.2.1审查文件是否符合进入审批发布流程的有关规定，并组织文件审批发布。3.2.2按规定组织回收及处理作废文件。3.2.3保存文件一览表及发放记录。3.2.4建立文件控制的档案。3.3收件人3.3.1保存所接受的文件。3.3.2按文件管理中心要求退回作废文件

3、。4.0定义：4.1正本：由文件发起人书写的文件和资料。4.2失效文件：已失效的文件，应交还文件管理中心处理。4.3受控文件：是受更改控制的文件，由文件管理中心控制。4.4非受控文件：没有控制要求的文件，非受控文件是不作更新及收回处理的。5.0程序：5.1文件的起草5.1.1文件发出人根据实际需要起草文件。达实自动化工程有限公司文件编号QP5.1程序文件版本号2.0标题:文件和资料控制程序页码3/45.1.2文件须符合有关的要求。5.1.3文件发出人签名后，并经本部门批核后，方可进入审批发布流程。5.2文件管理中心根据文件作者发文要求，负责分发文件，

4、对过期作废和无效的文件进行回收处理。5.3如有需要，收件人可申请复印文本。5.4文件复印应填写复印记录。5.5文件的分发、接收、回收应作好登记。5.6文件控制中心应保存分发及回收的记录。5.7文件批核5.7.1质量手册应由总经理审批。5.7.2程序应由管理者代表或有关的部门经理审批。5.7.3工作指引应由部门负责人或管理者代表审批。5.8文件发布5.8.1文件经审批后，文件管理中心即按要求进行分发，原件盖“受控文件”以示受控。5.9分发受控文件5.9.1文件管理中心应依据分发要求，分发受控文件，受控文件必须有受控文件印章，给各有关收件人，并保存签收记

5、录。5.10控制印章5.10.1文件管理中心控制的复印文本应盖上红色的“受控文件”印章,才可分发。5.11文件贮存5.11.1正本盖上“原件”印章贮存在文件管理中心。5.11.2受控文件应由相关收件人贮存。5.11.3文件管理中心或收件人应采用容易出示受控文件的贮存方法。5.12文件一览表应有最新版本编号，文件编号及文件名称，以便各部门检查其部门文件是否有效。5.13文件更改5.13.1文件更改由原编制人准备及原批准人批核，如上述人员不在公司，可由熟悉此工作的同级人员进行，但应获得审批所需依据的有关背景资料。5.13.2文件更改后的分发如前文所述。5

6、.13.3文件更改后，应更新版本编号。文件小范围更改则对应提升版本号末位数字，文件内容有实质性更改则提升版本号首位数字5.14作废文件达实自动化工程有限公司文件编号QP5.1程序文件版本号2.0标题:文件和资料控制程序页码4/45.14.1文件管理中心应收回相关的作废文本。5.14.2收件人应将作废文件交回给文件管理中心。5.14.3作废文件的正本应盖上“作废文件”的印章，并分开保存。5.15外来正本文件5.15.1用户的图纸，工艺要求等文件由工程秘书负责存档，工程部控制分发，如需分发到其他部门，由文管中心执行。5.15.2国际标准如ISO文件，抽样

7、计划图表等由文件管理中心存档及控制分发。5.15.3文管中心应保持与当地技术监督局情报所联系,以获得最新版的标准文件5.16表格控制5.16.1各部门所应用的表格，由各有关部门负责人签字认可。5.16.2表格由各部门编号,正本交给文件管理中心存档备案。5.16.3各部门自行申请复印有关应用的表格。5.16.4表格更改5.16.4.1表格更改应由原产生部门执行与认可。5.16.4.2表格更改后，应更新版本编号,并送文管中心备案.5.16.4.3各有关部门自行决定何时采用更改的表格。6.0参考文件6.1《质量记录的控制程序》7.0记录7.1《复印(COP

8、Y)登记》7.2《发出传真(FAXOUT)登记》7.3《接受传真(FAXIN)登记》7.3质量文件一览表8.