文件和资料控制程序b

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1、企业名称霸王（广州）有限公司文件编号BW/QP-01版本/修改号A/0编写日期2012/12/01文件名称文件和资料控制程序生效日期2013/01/01页次第1页/共7页编写审核批准1目的对本公司质量和环境管理体系有效运行的所有文件和资料进行控制，明确规定文件、资料的编制、批准、发放、更改、作废和回收的职责与程序，保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，并使文件易于识别和查找，确保相关场所使用的文件均为有效版本；确保公司的所有活动、产品或服务过程的有关法律、法规和其它要求都得到有效的搜集、登记和评审，为本公司的管理体系符合法律、法规和其它要

2、求提供依据。2范围适用于本公司质量和环境管理体系文件和资料的控制，包括生产的有关法律、法规和行业规范等各项外来文件的控制和管理。3职责3.1管理者代表负责组织编制质量环境管理手册及程序文件。3.2各职能部门负责本部门归口的第三层文件的编制。3.3外来文件（指国家标准、行业标准、顾客或供方的文件和资料等）由质量部（或主管部门）进行控制。3.4质量部负责质量、环境文件的归口管理。4程序4.1编码原则4.1.1质量手册和程序文件的编号原则：BW/YY-ZZBW公司企业代号YY文件类别号（M质量环境管理手册、QP程序文件）ZZ为文件顺序号用01、02

3、、、、、、表示；4.1.2指导性文件表格编号原则：XX-YY-ZZ-AA（-M）XX科部代号YY文件类别ZZ序号（01，02，03……）AA对应指导性文件附带的记录表格顺序号M修改次数（0，1，2……）（只适用于表格）企业名称霸王（广州）有限公司文件编号BW-QP-01版本/修改号B/0编写日期2012/12/01文件文件和资料控制程序生效日期2013/01/01名称页次第2页/共7页部门代号：XZ行政中心GL管理者代表ZL质量部YF研发中心GS制造部膏霜车间YX制造部液洗车间BZ制造部包装车间YG制造部牙膏车间SY制造部丝印车间CS制造部吹

4、塑车间DZ制造部袋装车间IEIE部SB设备科JT计统部RZ人力资源部YX营销中心CG采购部SC市场中心CW财务部文件类别：BZ标准性文件（检验标准、工艺标准、卫生标准等）ZY作业指导性文件（作业指导书、设备操作指导等）QT标准性及作业指导性文件以外的其他文件4.2文件的编写和审批。4.2.1质量环境管理手册由管理者代表组织编写，总经理批准。4.2.2程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.3第三层次文件的编写和审批。各职能部门根据工作需要，编制本部门负责过程的第三层次文件，部门主管审核，部门经理批准。企业名称

5、霸王（广州）有限公司文件编号BW-QP-01版本/修改号B/0编写日期2012/12/01文件名称文件和资料控制程序生效日期2013/01/01页次第3页/共7页4.2.4文件发放前，审批人应审批文件的适用性及正确性。4.3文件的发放，使用和管理。4.3.1文件在发放前，必须由发放部门在封面或首页加盖“受控”章和分发号，拆开用的文件须在每页上加盖“受控”章及版本号、分发号章。4.3.2文件正本的控制文件正本由文控中心归档管理。4.3.3各部门应指定专人管理文件和资料，并填写《文件清单》、《外来文件清单》。4.3.4任何人不得在文件上乱改乱画。

6、对于丢失、损坏或不够用的文件，应由使用部门提出申请，说明原因，经该文件的发放审批人批准后，才能补领，并办理发放手续。4.3.5各发放部门必须保证其发出的文件在相关场所是同一文件的有效版本。4.3.6员工借阅文件时要填写《文件借阅表》，借阅周期3个月，超过三个月仍需借阅需办理续接手续。4.4文件的更改。4.4.1所有文件的更改，都必须填写《文件更改申请单》。4.4.2质量环境管理手册和程序文件的更改由质量部负责，并征得原审批人的同意方能更改。4.4.3第三层次文件的更改由编制部门提出并更改，文件更改人填写《文件更改申请单》并经原审批人同意后，将

7、已审批《文件更改申请单》及已更改审批的文件原件交至文控中心归档，由文控中心统一更改或更换。4.4.4发给供方的图纸和资料，必要时应进行修改。4.5文件的作废和销毁。4.5.1文件更改后收回的旧页，由文件更换部门统一销毁，换版后作废的文件，由文控中心填写《文件销毁申请表》报对应文件批准人同意销毁后方可销毁。4.5.2如有关部门因工作需要保留一份作废文件时，需经该部门领导同意，在文件上盖“作废保留”章，供参考使用。5相关记录企业名称霸王（广州）有限公司文件编号BW-QP-01版本/修改号B/0编写日期2012/12/01文件名称文件和资料控制程序

8、生效日期2013/01/01页次第4页/共7页记录名称记录编号归口部门保存期限文件发放表BW-QP-01-01-1各相关部门三年半文件借阅表BW-QP-01-02-