模块秘书信息工作认知教学文案.ppt

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1、模块秘书信息工作认知【任务描述】远利股份有限公司招聘市场部商务秘书1名，岗位职责包括：（1）负责公司市场业务信息的收集，开拓与维护新老客户；（2）负责公司概况及公司产品服务等方面的演示与讲解，并组织市场宣传推广活动（包括广告宣传、专题会筹备）等工作；（3）负责有效客户信息的管理工作；2（4）负责业务跟踪记录表的统计和管理以及项目信息的采集、汇总和定期汇报工作；（5）负责下列市场业务日常工作：包括外来电话的接听记录，宣传资料的准备和邮寄，资料及文件（包括培训记录、会议记录、经济合同、出差计划与总结报告等）的整理归档，项目评审移交等工作。文秘专业应届毕业生夏婷，正面临着毕业找工作的烦恼。

2、看到招聘启事后，她开始了准备工作，争取一举拿下。但是对于秘书工作中的信息工作她一直以来都不是特别懂，她开始了解什么是信息和信息工作。3任务一了解信息和信息工作人类进入信息化社会后，所有的制约因素又与企业能否了解和充分掌握信息、运用信息有着不可分割的关联。企业时刻要关注对市场竞争起着关键作用的信息。谁能及时抓住瞬间万变的信息，在大量的信息中去伪存真，把信息变成有用的情报，谁就能真正提高自身企业的竞争能力，谁就能拥有持续发展的竞争优势。4一、信息的含义“信息”一词来源于拉丁文“Information”，意思是解释和陈述。一般说来，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、

3、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。人们常常把信息和信号及消息相混淆，其实，三者的含义是不同的。信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等。5二、信息的主要特征（一）真实性信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实反映客观的事实，凡不符合事实的东西只能称为讹传，不具有任何使用价值。6（二）价值性信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。当然，信息的价值度有高有低，凡具有较高价值的信息往往是在对大量原始信息进行加工处理后才

4、取得的，那些未经过正确取舍与筛选的信息往往比较分散，其价值性也要降低很多。7（三）多变性由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，加上信息总是滞后于事实的特点，因此有价值的信息总是处于不断的更新、矫正、扬弃、变化的过程中。（四）共享性信息资源与其他物质资源不同，物质资源在使用时具有一次性的特点，信息则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时，他仍有该信息的使用权。可见，除了需要保密的少量信息外，其他一切信息都不具有独占性。8三、信息工作所谓信息工作，是信息工作人员有组织、有目的、有计划地进行信息的收集、整理，并将形成的信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的相关工作。对

5、于信息工作的基本概念，应当把握这样几个层次的问题：一是信息工作的主体。所谓信息工作的主体，是指信息工作的启动者和实施者，也就是在组织中具体负责信息工作的部门或个人，也就是信息工作者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体在信息工作中始终处于主动地位，他们的素质如何对信息工作关系极大。9二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体，是指信息工作所要服务的对象，或者叫做信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是具有决策权力的决策者，它可能是某个拥有决策权力的个人，也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展，信息工作能否顺畅，其成果能否被

6、服务对象所接受，在很大程度上与信息工作的客体密切相关。10三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影响效应，是指信息工作的目标经过信息工作实施的一切有组织的活动而得以实现的程度，它是信息工作成效的体现。它主要表现在两个方面：一是作为信息工作客体的决策者，对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度；二是信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。信息工作的上述三个构成要素，对信息工作有着直接的影响。做好信息工作，必须把握好信息工作的相关基本要素，并弄清它们之间相互作用、相互制约、互相依存的内在的关系，从而进一步把握信息工作的基本规律。11四、信息工作的程序

7、信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈、存储、利用。各个环节相互连接，密不可分，形成完整高效的信息工作流程。12信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作基本内容，也是信息工作关键的一步。信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取