《秘书信息工作》PPT课件

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1、第八章现代秘书信息工作二、简报工作一、秘书信息工作概述三、信息资料工作当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。一、秘书信息工作的特点与意义一、信息的含义信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。二、信息的特点1、可加工性2、可转换性3、可传递性4、可利用性

2、5、有时效性6、可开发性（一）信息是企业制定计划与决策的依据信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。企业决策者和领导者所需要的信息：需要信息企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。企业外

3、部信息：对象国的政治经济、社会习俗、贸易法规和特殊规定，市场情况如供求关系、销售渠道、淡旺季节，爱好，科技，金融货币及价格，客户和竞争对手情况等。综合信息：即对各种信息进行综合分析加工后的信息。对内部信息进行分析有助了解本企业所处位置，对外部信息进行分析的有助了解外部情况对本企业是机会还是威胁。现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业在变化中求得生存和发展。（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。

4、及时对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有：发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段三、秘书信息工作的意义1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据准备阶段形成阶段落实和检验阶段2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件处理综合事务办理文书二、秘书信息工作的类型与基本要求一

5、、信息的类型1、按照信息源的性质划分：自然信息+社会信息2、按信息的表现形式语言信息+非语言信息3、按信息在秘书工作中的作用预测信息+动态信息+回馈信息4、按信息源的方向上级信息+内部信息+下级信息二、信息工作的特点和基本要求1、针对性2、全面性3、及时性4、适用性5、保密性三、信息工作的程序信息的收集信息的整理信息的传递信息的存储信息的利用三、秘书信息工作的内容产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。物质文化风俗习惯宗教信仰价值观念社会文化环境资料收

6、集范围教育水平客户方面信息：客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党派及对我国的政治态度。2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：①经营作风（品格）：是指客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和信誉；②经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力（经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法

7、律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、盈亏、财务情况和企业发展计划；③资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供贷信用、银行信用、信用担保）3、客户信用的鉴定和分类：把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究，把客户分成四类。一般往来户普通联系户不与往来户基本往来户四、外向型

8、经济信息的搜集方法1、委托现有信息业或代理机构获取急需的某方面信息。2、订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料。3、通过各种业务活动，有目的搜集第一手“活”资料。4、在