第6章-Access-2010数据库应用教程-报表.pptx

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1、Access2010数据库应用教程第6章报表知识要点报表的组成创建报表报表的编辑报表的导出与打印重点与难点重点：报表的组成创建报表报表的编辑报表的导出与打印难点：报表的编辑6.1报表概述6.1.1报表的组成1.报表页眉2.页面页眉3.分组页眉4.主体5.分组页脚6.页面页脚7.报表页脚6.1.2报表的类型Access2010提供了3种主要类型的报表1.表格式报表2.纵栏式报表3.标签报表6.1.3报表的视图Access2010提供的报表视图有4种1.报表视图2.打印预览视图3.布局视图4.设计视图。6.2创建报表6.2.1使用“报表”按钮

2、创建Access2010提供了一种快速创建报表的方法。先选中一个作为数据源的表或查询，然后切换到“创建”选项卡，再单击“报表”组中的“报表”按钮，即可生成一个报表，而不提示任何信息，并以布局视图直接打开该报表。6.2.2使用报表向导创建与使用“报表”按钮直接生成报表不同，使用报表向导是以交互式的方法创建报表，显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、分组/排序级别和布局选项。该向导将基于用户所做的选择创建报表。6.2.3使用报表设计视图创建虽然使用报表按钮和报表向导的方式可以方便、迅速地完成新报表的创建任务，但却缺乏主动性和灵活性，它的许多参

3、数都是系统自动设置的，这样的报表有时候在某种程度上很难完全满足用户的要求。使用“报表设计”视图可以更灵活地创建报表。不仅可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以对上面两种方式创建的报表进行修改，使其更大程度的满足用户的需求。6.2.4创建标签报表标签报表具有很强的实用性。例如，图书管理标签，可以粘贴在图书扉页上作为图书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品或设备上进行分类。Access2010在报表向导中有一种向导是专门为标签报表而设计的。6.2.5创建空报表单击“报表”组中的“空报表”按钮，将在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任

4、务窗格。利用“报表布局工具”栏下各选项卡中的工具调整报表的布局，设置报表属性，即可通过空白报表创建一张满足要求的报表。6.3报表的高级设计6.3.1报表的编辑在报表设计视图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，可以设置报表的格式，在报表中添加背景图片、日期和时间以及页码等，使报表显得更为美观。6.3.2记录的排序在实际应用中，经常要求报表显示的记录按照某个指定的顺序排列，例如按照学生年龄从小到大排列等。使用报表向导或设计视图都可以设置记录排序。通过报表向导最多可以设置四个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在设计视图中，最多可以设

5、置十个字段或字段表达式进行排序。6.3.3记录的分组和汇总在实际工作中，经常需要对数据进行分组、汇总。分组是将报表中具有共同特征的相关记录排列在一起，并且可以为同组记录进行汇总统计。使用Access2010提供的分组功能，可以对报表中的记录进行分组，对报表的记录进行分组时，可以按照一个字段进行也可以对多个字段分别进行。6.3.3记录的分组和汇总1.记录的分组分组有两种操作方法：方法一是在报表布局视图中打开需要分组的报表，右键单击要对其应用分组、汇总的字段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇总选项。这是添加分组的最快方法。方法二是在布局视图或

6、设计视图中打开需要分组的报表，在“分组、排序和汇总”窗格中单击“添加组”，选择要在其上执行分组、汇总的字段。在分组行上单击“更多”以设置更多选项和添加汇总。6.3.3记录的分组和汇总2.汇总计算报表中的汇总计算可以通过以下途径来完成：（1）通过快捷菜单命令操作。在布局视图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总的字段，从弹出的快捷菜单中选择“汇总”列表中的计算类型。如“求和”、“平均值”、“记录计数”（即统计所有记录的数目）、“值计数”（只统计此字段中有值的记录的数目）、“最大值”、“最小值”、“标准偏差”和“方差”等。6.3.3记录的分组

7、和汇总2.汇总计算（2）在布局视图中打开已创建的报表，选定要汇总的字段，切换到“设计”选项卡，单击“分组和汇总”选项组中的“合计”按钮，在下拉列表中选择计算类型。（3）报表记录分组之后，在“分组、排序和汇总”窗格中展开更多分组选项，在“汇总”选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类型和汇总值显示位置等。6.3.4添加计算控件实现计算除了可以进行汇总计算外，在报表的设计过程中，还可以根据具体需要进行各种类型统计计算并输出显示或打印。操作方法就是在报表中添加计算控件，并设置其“控件来源”属性。6.3.4添加计算控件实现计算利用计算控件进行统计计算并

8、输出结果的操作主要有两种形式：。（1）在主体节内添加计算控件（2）在组页眉/组页脚或报表页眉/报表页脚节内添加计算控件6.3.5多列报表通常设计的报表只有一列，在实际应用中，有的报表往往由多列