《Access_2002数据库应用实训教程》第7章：报表

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1、第7章报表7.1利用向导创建报表7.2报表设计视图7.3创建子报表7.4报表的预览和打印7.1.1使用自动报表创建报表使用“自动报表”生成的报表以数据表格的形式打印，只需两个步骤，就可以生成一个报表。我们以创建“商品销售情况”报表为例，操作方法：1.打开数据库，进入表对象窗口；2.选定要用来创建报表的源表格。选择“商品销售情况”表；3.单击工具栏上“新对象”按钮旁边的箭头，打开下拉的列表。如图7.1所示；4.单击“自动报表”选项。这时系统将生成一个报表，而且立即进入了预览视图。如图7.2所示；5.我们看到这张报表将所有字段竖直排

2、列，与平常工作中所用的报差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图，不保存这张报表。图7.1选择表对象并打开“新对象”按钮图7.2“商品销售情况”报表预览视图5.我们看到这张报表将所有字段竖直排列，与平常工作中所用的报表差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图，不保存这张报表。“自动报表”并没有给用户机会去挑选字段，一切都是自动创建的。如果用户需要利用“自动报表”来创建报表，并且需要挑选字段的话，可以先建立一个查询来包含自己所需的字段，然后再使用“自动报表”。7.1.2使用向导工具创建报表通常情况下，我们是使用“报表向导”来创

3、建报表的。下面我们就来利用“报表向导”生成一个“商品销售情况”报表。操作方法：1.在“数据库”窗口中，单击“报表”对象，然后单击“新建”按钮，我们将建立一个全新的报表；2.在“新建报表”的对话框中，选择“报表向导”，选择“商品销售情况”表作为数据来源表，如图7.3所示。然后单击“确定”按钮。这时我们就进入了“报表向导”，让它带我们创建一个报表；3.在“字段列表”中我们可以看到“商品销售报表”中的所有字段。选中报表所需要的字段，这里选取全部的字段。然后单击“下一步”按钮。如图7.4所示；图7.3“新建报表”对话框图7.4“报表向导

4、”对话框之一4.这时将出现“报表向导”对话框之二。在此对话框中可以设定分组。分组是将符合某一准则的相关记录放在同一组内。选定用于分组的字段，然后单击添加按钮。分组的样式出现在右边的预览方框中。系统默认为第一个字段。这里我们选择默认的“商品编号”字段作为分组字段。如图7.5所示；5.设定分组的字段后，接下来在“报表向导”对话框之三中我们可以设定排列顺序。如果不排序的话可以跳过这一步。这里我们也不选择排序字段。然后单击“下一步”按钮。如图7.6所示；图7.5“报表向导”对话框之二图7.6“报表向导”对话框之三6.在“报表向导”对话框

5、之四中，“报表向导”将让我们选择“布局”和“方向”。有六种布局可以选择。我们选择“块”方式作为布局方式，“方向”则采用“纵向”。在左边的预览窗口可以看到设定的布局。确认已经选择了“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”选项，设置完成后单击“下一步”按钮。如图7.7所示；7.选择了布局之后，在“报表向导”对话框之五中选择报表的样式。每种报表都有不同的背景阴影、字体、尺寸、字样和其它格式。当选择其中一个时，在左边的“样式”中将出现一个预览。我们选择默认的“紧凑”样式。最后单击“下一步”按钮。如图7.8所示；图7.7“报表向导”对话

6、框之四图7.8“报表向导”对话框之五8.在最终的“报表向导”对话框中，给报表加标题，我们用默认的“商品销售情况”作为报表名称。并选定“预览报表”选项。最后单击“完成”按钮。如图7.9所示；9.这时Access开始创建并保存“商品销售情况”报表，并预览所创建的报表。在任何时候运行报表都会重新建立动态集。如图7.10所示，为生成的“商品销售情况”报表预览视图。比起前面用“自动报表”创建的报表更符合我们日常工作的要求；此报表虽已创建完成，其中还有不完善之处。标签中的文字还不能完全显示，数据的对齐方式不统一。下面我们将在“设计视图”中对

7、其进行修改。图7.9“报表向导”对话框之六图7.10“商品销售情况”报表预览视图注意：完成报表后，请读者回到数据库窗口的“窗体”对象选项卡，向“商品销售情况”窗体中添加“预览报表”命令按钮。可以利用工具箱中的“命令按钮向导”来创建，按下按钮时的动作为“报表操作”中的“预览报表”，并指向“商品销售情况”报表。读者自己利用报表向导创建“商品销售利润查询”报表和“售货人商品销售利润查询”报表。完成后的报表预览视图如图7.11和图7.12所示；注意：在“商品销售利润查询”报表完成后，请读者回到数据库窗口中窗体对象选项卡，向“按日期查询销

8、售利润”窗体中添加“预览报表”命令按钮。此按钮可用来预览“商品销售利润查询”报表。图7.11“商品销售利润查询”报表预览视图图7.12“售货人商品销售利润查询”报表预览视图7.1.3使用图表向导创建图表报表图表能够非常直观地显示数据的变化及数据与数据之间的关系。