Excel操作技巧之查找和引用函数ppt课件.ppt

《Excel操作技巧之查找和引用函数ppt课件.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、Excel查找和引用函数在Excel中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。1数据库表格及其功能Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。Excel数据库表格样式及其特点在建立和使用Excel数据库表格时，用户必须遵循以下的基本准则：一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。避免在数据库中间放置空白

2、行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。Excel数据库表格遵循的准则避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的

3、组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。Excel的数据库功能及其局限性然而，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。Excel使用如下排序规则：数字按从最小的负数到最大的正数排序；

4、字母按照英文字母A～Z和a～z的先后顺序排序。在对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列：0~9（空格）!"#$%&()*,./:;?@[]^_`{

5、}~+<=>A~Za~z在逻辑值中，FALSE（相当于0）排在TRUE（相当于1）之前；所有错误值的优先级等效；空格总是排在最后；汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。2数据的排序按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。其功能实现的最好方法就是采用工具按

6、钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列中任一单元格，而不用全选该列数据。单个关键字段排序所谓多关键字排序，就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序，可使数据在主要关键字段相同的情况下，再按次要关键字段排序；在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下，数据仍可按第三关键字段有序。多关键字排序汉字与数值不同，数值有大小可比，而汉字本身没有。为了处理的方便，人们按照一定的规则（按照字母顺序、按照笔画

7、顺序）确定汉字的“大小”次序。默认为按照字母顺序，要想按照笔画顺序，可以在对话框中进行设置。汉字进行按笔画排序如何实现排序后仍能快速返回原来的顺序？常见的两种情况：第一种情形：操作只是刚刚发生过，这很好办——直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可；第二种情形：如果原来的表格本身已经有了一个排序索引字段（如学号、职工编号，日期型数），只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。但是，如果不是上述两种情况，则需要采用引入辅助列的方法通过以下步骤来实现。数据排序操作的应用技巧如何快速删除数据区域内的空行？有时候，处于数据分区显示或

8、者错误操作等原因，数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在，会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操作，非常费时。利用“数据排序时，空格总是排在最后”这一排序规则，则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行，并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。RANK函数及其应用RANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位，其语法格式为：RANK(number,ref,order)该函数共包括三个参数，其中：Number为需要找到排位的数字；Ref为包含一组数字的数组或引用；Order为一数字，指明排位的方式，为0或省略，按

9、降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。排序函数应用如何快速给一组数据记录填上排位序号？方法一：给数据排序，然后使用数据填充方法方法二：使用Rank()函数如何取得一个数据集中的第K个最大值？LARGE和SMALL函数及其应用LARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返