Excel操作技巧之查找和引用函数

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时间:2019-10-05

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1、Excel查找和引用函数在Excel中,可以用非常简便的方法,快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格,并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。1数据库表格及其功能Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。Excel数据库表格样式及其特点在建立和使用Excel数据库表格时,用户必须遵循以下的基本准则:一个数据库最好单独占据一个工作表,避免将多个数据库放到一个工作表上。数据记录紧接在字段名下面,不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。避

2、免在数据库中间放置空白行或空白列,任意两行的内容不能完全相同。Excel数据库表格遵循的准则避免将关键数据放到数据库左右两侧,防止数据筛选时这些数据被隐藏。字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式,应当与其他数据的格式相区别。条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时,Excel会在原数据库的下边添加数据记录,如果数据库的下边非空,就不能利用记录单添加数据。应用Excel数据库表格,可以进行简单的数据组织和管理工作,比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大,数据种类

3、不多,企业规模不大时,用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便,它能简化工作步骤,提高工作效率。另外,Excel具有相当强大的数据计算功能,提供了许多有用的函数和数据分析工具,如财务函数、统计函数、图表分析等,这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。Excel的数据库功能及其局限性然而,Excel并不能取代真正意义上的数据库系统,也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大,数据的种类较多,数据的关系比较复杂时,用户用它来建立数据库管理信息系统时,很难处理好数据之间的各种关系

4、。Excel使用如下排序规则:数字按从最小的负数到最大的正数排序;字母按照英文字母A~Z和a~z的先后顺序排序。在对文本进行排序时,Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。特殊符号以及包含数字的文本,升序按如下排列:0~9(空格)!"#$%&()*,./:;?@[]^_`{

5、}~+<=>A~Za~z在逻辑值中,FALSE(相当于0)排在TRUE(相当于1)之前;所有错误值的优先级等效;空格总是排在最后;汉字的排序可以按笔画,也可按汉语拼音的字典顺序。2数据的排序按单个关键字排序就是根据数据表中

6、某一列的内容进行排序,包括“升序”和“降序”两种方式。其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法,操作时,只要将光标置于待排序的列中;然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。说明:按某一列数据作为关键字排序时,只需单击该列中任一单元格,而不用全选该列数据。单个关键字段排序所谓多关键字排序,就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序,可使数据在主要关键字段相同的情况下,再按次要关键字段排序;在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下,数据仍可按第三关键字段有序。多关键字

7、排序汉字与数值不同,数值有大小可比,而汉字本身没有。为了处理的方便,人们按照一定的规则(按照字母顺序、按照笔画顺序)确定汉字的“大小”次序。默认为按照字母顺序,要想按照笔画顺序,可以在对话框中进行设置。汉字进行按笔画排序如何实现排序后仍能快速返回原来的顺序?常见的两种情况:第一种情形:操作只是刚刚发生过,这很好办——直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可;第二种情形:如果原来的表格本身已经有了一个排序索引字段(如学号、职工编号,日期型数),只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。但是,如果不是上述两

8、种情况,则需要采用引入辅助列的方法通过以下步骤来实现。数据排序操作的应用技巧如何快速删除数据区域内的空行?有时候,处于数据分区显示或者错误操作等原因,数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在,会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操作,非常费时。利用“数据排序时,空格总是排在最后”这一排序规则,则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行,并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。RANK函数及其应用RANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位,其语法格式为:RANK(number,ref,or

9、der)该函数共包括三个参数,其中:Number为需要找到排位的数字;Ref为包含一组数字的数组或引用;Order为一数字,指明排位的方式,为0或省略,按降序排列排位,不为零,按升序排列进行排位。排序函数应用如何快速给一组数据记录填上排位序号?方法一:给数据排序,然后使用数据填充方法方法二:使用Rank()函数如何取得一个数据集中的第K个最大值?LARGE和SMALL函数及其应用LARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返

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