办公中的文字处理PPT课件 .ppt

《办公中的文字处理PPT课件 .ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、办公自动化1第二章办公中的文字处理2本章内容介绍本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单的例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范及利用公文向导制作公文的方法。3本章主要知识点文字处理工作流程文档的录入与编排文档的页面设置文档的打印操作公文的处理规范利用向导制作公文42.1文字处理软件及其操作流程2.1.1文字处理软件及其功能文件存储内容编辑简单排版输入校验输出提供输入／输出接口对象的嵌入与链接52.1.2文字处理的操作流程流程中各个步骤的

2、含义如下：1．文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。2．文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3．格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。64．页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。5．打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。6．打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。72.2简单文档处理本节讲解简单文档的处理过程，主要目的是对办公文档的处理流程有个全面的认识。82.2

3、.1启动Word并作相关设置1．启动Word软件首先通过单击“开始”

4、“程序”

5、“MicrosoftWord”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如下图所示，它同时打开一个空白文档。2．工具栏的设置（1）工具栏简介在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。常用工具栏折叠按钮格式工具栏9在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的使用频

6、率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。方法一：利用“自定义”命令法操作时，单击“工具”

7、“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。10第二种方法：拖动“移动控点”法将鼠标移动

8、到所示工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。“常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。此外，还可通过“工具栏选项”按钮(工具栏右侧)进行设置。112.2.2文字和符号的录入1．选择汉字输入方法可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En（或CH）图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以

9、在各种汉字输入方法之间切换。122．文本内容的输入在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。133．特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例

10、如：♂、※、◎、№、§等）。符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法：通过“插入”

11、“符号”（“特殊符号”）输入。（2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的供选键盘中（13种）选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。4．文档录入后的联机校对142.2.3文档内容的编辑保存1．光标定位光标定位是将插

12、入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看