采购会计岗位责职与流程标准.doc

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1、1、采购会计工作职责•1.1采购会计工作的关键控制点•货款支付条件•购货发票的管理•货款支付的结算•应付账款的核算和清理1.2工作职责（一）•深入理解采购进货的运作过程。建立完善公司的应付款项对账结算手续制度•负责监督采购合同的执行，审核预付款，负责采购业务往来帐款的管理，与供应商的往来对帐。•负责结算业务，保证货款支付需要的各种凭证的真实性、完整性、合法性及合规性。并及时时空结算和财务账务处理。•协助采购有效降低采购成本。保证所有应付货款金额的准确无误1.2工作职责（二）•监督入库业务是否正常、单位、业务员选取是否正确，保证应付账款的准确、及时入账•负责商品入库的账务处理•核算、监督供应

2、商的返利、购货税票•建立财务管控体系，降低舞弊风险。•完成领导交办的其他工作1.3采购工作流程汇总•采购入库往来的管理与财务处理•对账业务的管理与财务处理•结算业务的监督与审核•财务3e账与时空业务账往来核对•品种经理进项的对账•税票、承兑、返利的核算与监督•应付账款的分析，清理与预测2、采购岗位工作流程•2.1购进业务程序•2.1.1本地购进•本地商品购进是由企业向当地的生产企业或批发企业进货。本地购进在支付结算时较为简单，在交货方面一般采用“送货制”和“提货制”的交接货方式接收商品。货款大多采用现金、支票、结算方式。•2.1.2异地购进•异地商品购进是由企业向外地的生产企业或批发企业进

3、货。异地购进在支付结算时较为复杂，在交货方面一般采用“发货制”和“送货制”的交接货方式接收商品。货款大多采用“银行汇票”“汇兑”等结算方式。•2.1.3购进商品的财务处理：•财务部依据验收入库，上架后所形成的时空往来帐页，结合必要的随货票办理财务入账处理，形成应付账款。••2.1.4购进商品的财务处理：•业务操作流程：•数据中心——采购业务数据——采购万能查询——选取日期——查询（AltR）——点击右键——记录汇总——选取“含税金额”“现金额”“单位名称”“业务员”——确定——点击右键——选取数据集合导出——进行分析整理编制入库凭证•在编制入库凭证时，根据现在公司需要，预提进项税票、承兑折

4、扣、和厂家商业折扣、促销返利单独入“商品进销差价”科目，并及时关注该项目，收回后冲减相应科目。3、对账业务程序•3.1验收入库对账程序：•对账时间：每月20日——23日25日之后对公货款开始结算办理，次月1日开始现金业务开始结算办理•对账依据：盖有“验收入库章”并经验收员签字的本公司的验收入库票。•采购会计根据本公司的验收入库票经采购部经理或采购部指定人员的“库存核实”签字（即由采购部来确认该单据或该笔款是否可以对账）后方可对账，签字后附“清”字的为可以对账。3.1.2验收入库对账流程•业务操作流程：•商品会计中心——供应商对账——输入需要对账的单位——调整对账期间日期——双击所对票据“结

5、清”栏。界面中上部“本次勾兑金额”为所对票据的合计数。与客户核对无误后，并核对应付余额与供应商相符后，即可出具“付款通知单”。3.1.3对账业务程序之验收入库对账•注意事项：•对于票据出项二次打印的不得对账，须经采购部，验收入库员签字出具相关证明或特批后账务无误后生效。•开具“付款结算通知单”时，除特殊供应商之外，一般付款金额保留到整数，并将少付尾数做好原始记录，结算时空往来帐页后做账务处理。3.2直接销售（即内部商品调拨）购进对账•对账时间：次月7日——10日对账12日之后付款结算，目前对于内部调拨商品采取实销实结法。•业务流程•数据中心——销售业务数据——销售万能查询——选定“业务员”

6、——选取所有查询事项——选取对账期间——查询——汇总“公司购进”和“调拨销售”所有该业务员品种，依据采购部标注的结算单价，汇总分析结算，开具“付款通知单”3.3品种经理进项税票的对账•对账时间：次月10日——15日对账17日之后付款结算•对账依据：我公司签收的有效证明，并已登记入账的税票4、付款结算业务程序•4.1付款结算方式•现金结算•汇兑结算•承兑结算•支票结算•4.2现金结算业务：•财务部依据验收入库单，（验收入库单必须加盖“验收入库章”）经采购部经理或采购部指定经办人签字，采购会计审核后凭此予以结算。•次日依据现金出纳当日支付结算清单，勾兑结算时空“购进往来帐页”并核对结算金额与时

7、空是否相符，注明结算方式和必要的摘要说明•4.3月底结算业务•财务经理根据“付款通知单”每月25日之后安排付款，对公带税票业务优先付，现金业务次之。采购会计根据出纳付款后的原始单据，结算时空后，做相关的财务处理。•4.4预付款结算业务流程•采购部下达“采购计划”——财务部依据“采购计划”审核税票、返利情况，并对预付账款的货款落实到采购责任人，签发付款单交由出纳支付结算，•签发的付款单必须注明“预付款单位全称”“付款金额”