Excel数据筛选的技巧.docx

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1、Excel数据筛选的技巧对于Office一族来说，最常用也是最困扰他们的工作有两个：一个是在浩如烟海的众多数据中，如何快速找到和检索出所需的信息；另一个则是如何轻松得到分类汇总的结果和统计报表数据。下面，我们将向大家介绍用Excel对数据信息进行筛选、检索的一些操作技巧和经验。   日前，在北京召开了第29届奥林匹克运动盛会，来北京参赛旅游的中外宾客络绎不绝，为了更好的了解北京的特色小吃和各式美食，所以在网络中非常流行一个“吃在北京”的文档。该文档是用Excel制作的，文档的标题行中从“店名”到“菜系”，从“地址”到“电话

2、”，从“招牌菜”到“人均消费”可谓一应俱全。为了查询方便，该数据表还设置了“自动筛选”功能，可通过标题右侧的下拉列表来对“餐厅”、“菜系”或“消费价格”等按照条件进行筛选查看，如图1所示  这种通过下拉列表设置条件的筛选在Excel中被称作“自动筛选”，这种筛选可以将列表中的数据直接当作条件，也可以通过“自定义”条件的设置进行某个字段“与”、“或”查询，由于自动筛选的应用较为简单，在此，不再做赘述和讲解。   现在，我们要探讨的是自动筛选的兄弟——高级筛选。虽然自动筛选或高级筛选，在Excel中都可以起到根据条件查询数据的

3、作用，是数据分析必不可少的工具和手段，但是高级筛选才是最好的数据查询方式。因为它不仅包含了所有自动筛选的操作，而且还有很多自动筛选望尘莫及的功能，如：多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询；将查询结果复制到其他表；实现条件的“模糊查询”；与“宏”和“窗体控件”结合等等。多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询并将结果复制到其他数据表    用Excel的“自动筛选”功能来对数据表进行筛选查询，若对多字段设置了筛选条件，那么结果一定是多字段的条件同时满足，只能做到多字段间条件“与”的查询。在如图2所示的人事表中，若设置了“年龄

4、”的筛选条件为“>40”，又设置了文化程度为“大学本科”，那么筛选的结果就一定是年龄大于40岁的大学本科生职工，如图2所示。   下面我们对该人事表设置一个复杂的查询条件，并将查询结果复制到一个新的数据表之中，让大家感受一下Excel高级筛选功能的强大之处。  查询条件有三个，第1个是查找到“20至30岁之间的研究生”；第2个是查找到“本科学历的编审”；第3个是查找到“本科学历的副编审”。这3个条件只要满足一个就将它筛选出来。很显然，这是一个多字段间复杂的“与”、“或”关系查询，这种情况只能使用Execl的高级筛选才能实现

5、，下面就来看看操作过程：  设置筛选条件区  高级筛选的前提是在数据表的空白处设置一个带有标题的条件区域，这个条件区有3个注意要点：  ·条件的标题要与数据表的原有标题完全一致；  ·多字段间的条件若为“与”关系，则写在一行；  ·多字段间的条件若为“或”关系，则写在下一行。  根据这个特点，所以应在数据表旁将条件区域设置完成，如图3所示。  提示：本例要查找的人员有3类，这3类人员是“或”关系，所以将条件写在了3行。每行的字段条件就是“与”关系，第1行要查找的是年龄在20至30之间的研究生；第2行要查找的是学历为大学本科

6、的编审；第3行要查找的则是学历为大学本科的副编审。 设置“高级筛选”对话框  高级筛选的条件区创建完成后，就可以进行“高级筛选”的操作了。由于要将筛选结果复制到新的数据表，所以先要新建一个数据表，并将光标定在该数据表之中；然后选择【数据】菜单【筛选】命令下的【高级筛选】命令，打开“高级筛选”对话框。  在对话框中要做3个设置：  ·“列表区域”是待筛选查询的人事表所有数据区域；  ·“条件区域”是刚刚创建的“与”、“或”条件区域；  ·“复制到”则是筛选结果所要放入的新建数据表。  设置完成后的“高级筛选”对话框，如图4所

7、示。  查看“高级筛选”结果  “高级筛选”对话框设置完成后，便可单击【确定】按钮来查看筛选的结果了，如图5所示。 在这个结果中，一共有3类人员，一类是年龄在20至30之间的研究生；第2类是学历为大学本科的编审；第3类则是学历为大学本科的副编审。至此，通过以上3步，我们对这个人事表进行了多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询，并将结果复制到了其他数据表之中。实现条件的“模糊查询”  高级筛选不仅可以设置多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询，而且还可以配合“通配符”实现筛选条件的“模糊查询”模式。  在“高级筛选”中，通配

8、符主要使用的是键盘的【*】符号。“*”表示任意字符，所以若将“*”使用在高级筛选的条件中，便可以实现模糊查询的效果。例如在上例人事表中，若想查询“籍贯”为“山东”籍的职员，也就是在“籍贯”字段中起始文字是“山东”的职员，那么就应将筛选条件区的条件设定成“山东*”。  右侧表数据是按照“模糊查询”的方式筛