科技档案管理规定.pdf

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1、.1目的为对本院科技档案实行控制，使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规定。2适用范围2.1本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。2.2科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料。3术语和定义本规定采用GB/T19001-ISO9001∶2000标准和本院《质量手册》中的术语和定义。4职责4.1我院科技档案工作在总工

2、程师直接领导和科技处指导下进行。各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理，须按归档范围、归档时间和要求，及时到档案情报所科技档案室归档，并负责归档后图纸的修改和补充工作。4.2档案管理人员职责4.2.1档案情报所科技档案室，应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务。各岗位必须按要求做好本职工作。4.2.2根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况，制定科技档案管理方面的规章制度，使科技档案工作有章可循。4.2.3指导和检查分院（所）、公司和设计

3、人员做好科技文件材料的形成、积'..累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作。4.2.4收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案，并维护其完整、准确、系统和安全性。4.2.5严格执行党和国家的安全、保密制度，定期对库存科技档案进行检查。5工作程序5.1收集归档5.1.1贯彻集中统一管理科技档案的原则，凡反映本院科技活动，具有保存价值的科技材料，均应收集归档。5.1.2应掌握工程设计进度和计划安排，并持有工程计划进度表，按现行的各类科技档案资料编号办法，给各工程、科研项目编号，在《工程档案给号本》（JL—ZY0102-01）上登记。根据计划安排

4、及时要求归档。5.2归档范围、时间和要求5.2.1归档范围(1)工程项目设计来往文件及有关材料，包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件，工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。(2)工程设计基础材料，包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改（扩）建工程调查及实测材料，隐蔽工程记录材料等。(3)设计前期（准备）工作阶段形成的文件材料，包括建设规划、建厂或选厂调查报告，可行性研究报告及附图。(4)初步设计阶段形

5、成的文件材料，包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。(5)施工图阶段形成的科技文件材料，包括施工图、施工设计总说明、预'..算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。(6)现场施工服务工作中形成的科技文件材料，包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概（预）算、施工记录等。(7)凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料，包括来往函电、变更的依据性材料等。(8)业务建设项目的科技文件材料，包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。(9)科研项

6、目（含准备阶段的科研课题的文件材料），包括审批文件（任务书、委托书）、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等。(10)本院基建所形成的科技文件材料，包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等。(11)软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。(12)工程承包项目资料，包括招标和

7、投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告（包括主要采购产品合格证（书）、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等）。(13)工程监理资料，包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等。(14)涉外项目资料，包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。(15)环境评价资料，包括环境预测、调查报

8、告、防治污染方案、能源评价等。'..(16)凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料，包括申请报告和批复文件、谈判协议合同；随设备、仪器的全部图样和