科技档案管理规定.doc

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1、禹冰设计公司科技档案管理规定文件编号作业文件QC-4.2.4-01-2009批准：　　版本：_____A__核定：　　授控号：________编制：　　持有者：________目录1目的与范围2术语3职责4规定内容5质量记录修改状态修改条目修订内容及说明修改人／日期验证人／日期61目的与范围为确保本公司工程设计中形成的科技文件资料在收集、归档、编目和提供利用等方面的质量，特制定本制度2术语2.1科技档案是指在科技活动中直接形成对国家和社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.2科技文件是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等科技文件

2、的总称。科技文件归档后才成为科技档案。3职责项目管理部是科技档案的归口管理部门，其管理科技档案的职责，管理的内容和要求，见《质量手册》的文件和资料控制程序。4规定内容4.1科技档案的形成与归档4.1.1科技档案的形成（1）科技档案是设计项目、科研项目的不同阶段设计研究过程中形成的具有保存价值的、应归档的各种技术文件材料。（2）科技档案的形成、积累、整理和归档要纳入计划、技术、质量管理，作为工程技术人员的岗位职责。（3）科技档案的形成、积累、整理必须有专人负责4.1.2科技档案的归档科技档案材料的归档，就是把我公司在设计及科研工作中形成的，具有保存价值的科技

3、文件材料，按照一定的制度和要求，收集齐全、完整、系统整理，移交给档案室。4.2归档范围(1).工程的依据性文件材料a)上级指示性文件（上级下达的计划、批复、有关领导指示讲话等）b)项目申请报告、批复及来往函件c)项目的可行性研究报告及附件d)设计任务书、协议书、委托书、合同e)设计方案及审批材料。(2).工程基础性文件材料a）工程坝址选择报告b）水文、气象、地理、地震、环保、地勘和交通运输资源、社会经济及调查报告6a）征用土地申报、审批以及拆迁协议或合同。（3）.工程设计文件材料a）初步设计阶段的文件材料，扩大初设、技施设计及招标设计文字说明书及全套图纸及

4、资料b）设计计算书，工程概预算c）施工设计全套图纸及资料d）设计完工报告、设计回访报告（4）施工竣工验收文件材料a）设计变更通知单、修改记录b）重大质量事故报告和处理结果、补救措施c）工程竣工图、工程质量鉴定报告、竣工技术总结、竣工验收会议纪要或记录d）工程决算e）竣工报告，交工验收证书（5）工程使用过程中，发现的问题及处理结果，工程维修、扩建和改建加固的全套文件材料。（6）其他技术档案a）翻译文件b）本公司基建工程（宿舍、锅炉房等）设计、施工文件c）科研成果报告、论文、科研成果获奖证书、奖状、贺电等d）参加技术会、国内、国外考察、公出收集的技术资料4.3

5、.归档办法(1).科技档案材料形成较少、工期时间短的，可以在一项设计、科技生产活动结束后，全面整理一次性归档。(2).科技档案材料形成较多、工期时间较长的，可以采用阶段性归档，待整个工作全部结束后，全面整理一次性归档。(3).子项组成归档，如施工详图阶段可按子项组成、保管单位，随时归档。(4).按年度组成归档，对自然现象观察、观测的活动（水文资料，测潮资料等）保管单位可按年度归档。4.4归档要求4.4.1归档的科技文件底稿有手写的和打印的两种，手写的要用统一的方格稿纸、计算用纸，字迹要工整、清楚；用计算机打印的必须归档带有手写修改痕迹的最后定稿。题名要标写

6、确切，同一工程的题名在专业用语上应保持一致，同一类型工程的题名在专业用语上也应力求统一。科技文件上必须有责任者、校核者、审查者、审定者、批准者的签字，并注明日期。64.4.2归档的透明底图必须按国家标准GB/T14689-93《技术制图图纸幅面和格式》规定的图幅规格绘制，图题要写明工程名称、确切的图名、制图日期、图号，图边要用缝纫机轧好。设计者、校核者、审定者、描图者等签名要齐全。成套的图纸要有图纸目录，地形图要有索引。蓝图要按A4图纸幅面折叠，右下角露出图题。归档底图目录格式如下：工程项目名称序号图名图号1目录23..注：从序号2开始按图顺序依次排序4.

7、4.3归档的地质资料，必须以一个工程项目为整理单位，包括地质平面、剖面、柱状图、有关实验成果及其他资料，并要有详细的目录。4.4.4测绘资料按施测工程项目归档。归档的地形图要有透明图，并要有图幅索引；各种外业记录和计算书上的各项内容，如施测工程项目名称，施测日期、记录者、计算者、校核者、负责人、页次等都应认真填写齐全。4.4.5计算书应在各阶段规划、设计及工程完成后分阶段整理归档。4.4.6科技文件底稿的手工书写、批改和签发，必须使用蓝黑墨水、碳素墨水等耐久性材料书写，不得使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、复写纸等不耐久材料书写。4.4.7归档的工程技术声像资料应

8、是原版、原件。底片、明片文字说明要配套，底片与明片的影象要相符，互