Access数据库报表的创建和使用.ppt

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1、6.1报表概述6.2创建报表6.3报表的再设计6.4排序和分组6.5子报表第六章报表的创建和使用小节学习目标：●了解报表的功能与类型；●能够使用向导创建报表并对报表进行再设计；●能够对报表中的数据进行排序与分组；6.1报表概述6.1.1报表的功能6.1.2报表的结构6.1.3报表的视图6.1.4报表的类型返回6.1.1报表的功能报表是Access用来打印数据库信息的对象。它的主要功能就是根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总和统计，并以要求的格式打印出来。报表可以打印输出表、查询或

2、窗体中的数据。报表和窗体这两种对象有着本质的区别：报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源中的数据。返回6.1.2报表的结构报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。返回主体页面页眉报表页脚报表页眉页面页脚5报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图”菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作为整个报表的封面和封底。每一页由主体

3、、页面页眉和页面页脚组成。组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。6主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数据源中的记录。报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的统计数据、日期和说明性文字等信息。页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期

4、等信息。7页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。组页眉在组的明细部分的最前面，用来显示分组字段等分组信息。组页脚在组的明细部分的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息86.1.3报表的视图Access数据库的报表有3种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。返回9“设计”视图在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的“设计”视图。“设计”视图用来创建或再设计报表。10“打印预览”视图“打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示的

5、数据。在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。11“版面预览”视图“版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其中只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预览要快。单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的“设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.返回节126.1.4报表的类型在Access中，常用的报表可分为以下几种类型：明细报表；汇总报表；交叉列表报表；图表式报表；标签式报

6、表。◆◆◆◆◆返回节131、明细报表142、汇总报表汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据。图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控件。该报表隐藏了主体部分的控件。153.交叉表报表交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数据的组织形式和交叉表一样。图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是“学生选课交叉表查询”。164.图表式报表图表式报表将报表数据源中的数据以图形方式形象直观地表示出来。17上图为学生课程成绩按班级汇

7、总的平均成绩图表。图表中的水平坐标按“课程名称”分类，图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相对好坏。185.标签式报表标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起。下图就是一个邮政标签实例。196.2创建报表在“数据库”窗口选中报表对象，然后单击“新建”按钮就打开了“新建报表”对话框。返回报表只能有一个数据源。如果报表所需的数据存储在多个表上，则必须先创建一个基于多个表的查询，然后再以这个查询为数据源创建报表。一般情况下基于查询创建报表比基于表要好

8、，这样做所返回的数据集会尽可能小，因而性能得到提高。21本节内容6.2.1自动创建报表6.2.2使用报表向导创建报表6.2.3使用向导创建标签6.2.4使用向导创建图表报表226.2.1自动创建报表例6-1以“学生情况”表为数据源建立名为“学生情况表格式1”的报表。返回节操作步骤：(1)打开“学生管理”数据库，选报表对象，单击“新建”按钮；(2)在打开的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：表格式”；(3)选定数据源；本题是“学生情况”表；单击“确定”按钮。236.