人事档案整理与原貌保护初探-论文.pdf

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1、口南京医科大学第二附属医院李玉琴摘要人事档案整理的最终目的，就是要方便档案的保管和开发利用。目前的人事档案整理，方法机械老套，不但有损原貌，还不便取放利用。本文就如何保护人事档案材料的原貌，减少损污，利用时又能方便快捷地取放作出探讨。关键词人事档案整理原貌保护根据1991年3月29日中组部《干部档案整理工作细则》⋯响材料的原始面貌，人为造成材料的损坏。(以下简称《细则》)界定，人事档案整理工作，就是档案管理人装订，表面上看，人事档案非常整齐、有序、漂亮，可在使用员，将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、时，极为不

2、便。这与人事档案整理的宗旨——方便档案的保管与编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进利用，是相违背的。人事档案材料进档要拆装，每年的职称评审、行补充的工作。教师资格评审，要复印现职称资格及聘文、聘任当年和评审年的一、现行人事档案整理工作有可能造成污损的工序年度考核表；财产的继承与分配，要复印履历表，等等。每年多次人事档案整理是档案管理的基础性业务工作，是一项实践拆装，不仅费时费力，影响工作效率，还会给人事档案代来极大性很强的活动。人事档案，以个人为单位，按照规定整理排序，构的磨损。成完整、真实、精练、条理清楚的

3、人事档案案卷。人事档案作为人事信息的重要载体，是组织人事等部门按1．盖归档章与编页。根据《细则》第十一条、第十二条、第十五照有关政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干条：人事档案材料分十大类，每类干部档案材料，都要根据材料部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作表内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成时间排列顺序，现、工作实绩等内容的文件材料；是历史地、全面地考察了解和并在每份材料的右上角盖归档章，编上类号和顺序号，在其右下正确选拔使用干部的重要依据，是维护干部合法权益的重要凭角编写页数。证。是国家

4、档案的重要组成部分，是研究组织工作规律的重要归档章的油墨是人为掌握，油墨的多少，章的浓淡难于把资料，也是传承后世的宝贵财富。握，难免造成油墨过重、过轻、重影、模糊等；有时材料的右上角随着中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》13]空隙较小，难免覆盖字迹等等，均可造成人事档案材料人为污(DA,rI'22-2000)(以下简称《规则》)的颁布，档案工作的重点，由渍，损坏其原貌。重整理、保管转向强化收集、简化整理、细化检索、深化利用，转编页，由于各地各时段的规范不同，个人对规范理解的不向整理保管与开放利用并重，提供更多更完善的信息

5、服务上来。同，往往会造成页码编写不同，造成反复擦写，不仅带来重复劳二、用《规则》完善人事档案整理工序，保护档案原貌动，还容易造成材料损坏。人事档案整理是一项头绪众多、琐碎繁杂、单调重复、机械2．技术加工、打孔与装订。按照《细则》第二十条规定：为便于枯燥的工作，人事档案在归档和利用过程中，经常反复拆装，不装订、保管与利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破但造成材料的磨损，还耗费了管理人员大量的时间和精力，人事损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。对超出16k的档案材档案的收集与开发利用必然受到影响。为改变现状，贯彻强化收料

6、，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行裁集、保护原貌、简化整理、细化检索、深化利用的方针，必须对人剪，不能裁剪的，须进行折叠；对破损、卷角、折皱和小于16k的事档案整理工作加以调整与简化。材料，要进行裱糊。对过窄或破损的须加边，拆除材料上的大头人事档案整理的最终目的，就是要方便档案的保管和开发针、曲别针、订书钉等金属品，以防氧化锈毁材料。加边及拆金属利用，这是档案管理学最基础的理论，也是档案整理工作必须遵品后，为保材料完整，要用缝纫机缝纫。裁剪、打孔，本身就是对循的原则1。人事档案整理必须充分保护人事档案材料的原始

7、人事档案材料原貌损坏，违背档案材料的原貌保存的原则。起面貌。钉、缝纫，不但破坏材料的原貌，还因为缝纫机针孔像邮票齿孔1．取消归档章及编页，只编类号与顺序号。类号和顺序号可一样，还可能使材料在今后的插件、利用时的取放、查阅时的翻固定材料的位置，保持材料的稳定性与延续性，为后人插件、编动等，造成损坏撕脱。目、查找利用提供方便，为今后提取利用后还原到档案里确定位根据《细则》第二十一条：在材料左侧竖直打上统一的装订置。顺序号以材料形成时间(或内容主次)为依据，直接在每件材孑L。把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，条件差的，料右上

8、角空白处，铅笔写上类号与顺序号，取消归档章及编页，以装订线一边和下边两面为齐。材料左侧三孔法，孔中心点距左减少人为污损。页边1．5era，孔间距8．3era，最下面孔中心点距下页边5．4cnl。建立以“件”为单位管理方法，界定“件”的概念时，从材料的实际工作中发