国企人事档案信息化管理初探-论文.pdf

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1、■企人一鼍囊置■化■理皿■中国电子科技集团公司第三十六研究所茆玲玲[摘要】本文对国企人事档案管理的现状与存在的问题进行了分析，探讨了推动实现国企人事档案信息化管理的措施及需要解决的问题。人事档案是个人人生轨迹的重要记载，是企业作要求的变化，传统手工管理方式存在的问题日益历史、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要突显：缺少检索工具，查全率与查准率不高，无法高依据，所以，无论对员工还是企业来说，高效合理地效快速地提供利用；查档受时间、空间的限制，必须管理企业人事档案都具有重要意义。人事档案信息在工作时间，在档案室才能查阅；重复性工作

2、较多，化管理是目前人事档案管理途径的热点方式，是人有时一份档案需要借用好几次，多人也无法同时查事档案管理的必经之路，也是提升人事档案管理水阅一份档案；档案在查借阅过程中，丢失、破损的现平的重要手段。象时有发生等等。一、国企人事档案管理的现状与存在的问题二、人事档案信息化管理的优势经调查，从管理方式上看，目前多数国企的人事1．提高档案管理人员的工作效率和业务水平档案管理以人工管理为主，计算机管理为辅。虽说人事档案实现信息化管理后，通过在管理系统是计算机管理，但是建立在传统的手工模式基础之中建立档案数据目录和检索工具，可实现精确查询，

3、上，计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不查全率、查准率相比手工模式有较大提高。一次数是处理档案数据。这种计算机辅助管理档案工作不据录入就能多次多人利用，并能在人事档案管理网同外界发生联系，只为档案部门内部服务，起不到资站上共享，查阅者可以自行通过网络进行实时便捷源共享作用。从提供利用方面来看，人事档案主要查询，极大程度地提高档案信息利用率和管理人员是封闭利用，被动服务，只对发起利用需求的用户提的工作效率。随着人事档案信息化管理工作的开供服务，利用面狭窄，利用率不高。从信息化程度来展，档案管理人员必须定期参加相关培训，学习信息

4、看，人事档案管理并没有配备相关网站主页，也没有技术与管理知识，从而提升自身的业务水平。目录数据库甚至全文数据库，不能实现网络检索，一2．保护纸质档案些基本信息(如姓名、出生日期、学历等)的查询都要传统手工模式管理人事档案，整理、借查阅都要通过翻阅原始档案来完成。通过与档案实体接触来完成。接触人事档案原件的随着形势的发展和单位用人对人事档案管理工机会越多，档案的寿命与客观真实性越容易受到威72胁。如果实现人事档案信息化管理，所有人员的人意识，将可以公开的人事档案在网站上进行推送，提事信息都可以从数据库中获得，大大减少了人员与供个性化

5、服务，不仅能使员工更全面地了解自己，了纸质档案接触的机会，在延长纸质档案寿命的同时解他人，也能更好地推动企业人力资源管理工作。保障了档案信息的真实安全。四、国企人事档案信息化管理需要解决的问题3．充分发挥人事档案的作用，更好地为人力资1．把握开放if,1用程度，处理好利用与保密之间源管理服务的关系人事档案实现信息化管理后，相关管理人员可如果重保管轻利用，人事档案的价值会大打折轻松进行数据的统计整合并进行打印输出：根据当扣，如果重利用轻保管，人事档案的安全和保密会受前日期自动计算员工的年龄、工龄；进行附条件搜到影响，所以人事档案信息

6、化管理必须要把握开放索，如搜索全体党员、全体女职工等；方便地统计出利用程度，处理好利用与保密的关系。一方面，在保各类学历、职称员工的人数等等。这些数据的统计密和安全许可的范围内，提倡以人为本，保障人的知整合能充分发挥人事档案的作用，为企业编制人力情权；另一方面，要严格遵守隐私法的规定，对不能资源规划、制定人才招聘政策、绩效考核等提供参考公开的内容坚决进行保护。总之，在确保档案安全依据，促进企业人力资源的合理配置，更好地为企业和不泄密的前提下，最大程度地发挥人事档案的利人力资源管理服务。用价值。三、推动实现国企人事档案信息化管理的措

7、施2．培养高素质的人事档案信息化管理人才通过分析目前国企人事档案管理存在的一些问信息技术是不断发展、不断进步的时代产物，这题可知，推动实现人事档案信息化管理，必须要改变就决定了人事档案的信息化管理工作具有很强的时传统手工模式的人事档案管理方式，提高人事档案代性。如何将手工模式下的管理人员转变为适合现管理人员的服务意识和人事档案管理的信息化程代化、信息化管理模式的高素质人才，是国企进行人度。实现国企人事档案的信息化管理应该先易后事档案信息化管理必须解决的问题。首先要加大信难，分步实施，具体可分两步走：第一步，建立一个优息化管理的宣传

8、力度，提升管理人员的信息化管理质的人事档案网站和人事档案信息管理系统，并配意识；其次要加强对管理人员专业技能的培训。通备相应的检索工具。在这一阶段人事档案网站主要过转变管理人员的思想观念，积极开展档案信息化起宣传作用，人事档案信息管理系统主要采用目