商务中心各类服务程序.doc

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1、商务中心各类服务程序商务中心各类服务程序商务中心各类服务程序　　商务中心各类服务程序提要：收送传真程序1．当中商务心收到公司客人的传真时，及时从机器上取下稿件，核对收报人的公司及房号更多精品表格　　商务中心各类服务程序　　一．发送传真程序　　1．当客人要求发送传真时，接待人员应礼貌地请客人填写”商务中心综合服务单”。　　2．根据传真发往的国家或地区，核对或查出国家或地区代号。按传真机的要求，保证1：1发送。如出报的报告指明为”错页”（ErrorPage）,则该页需重发。　　3．根据所花时间及发往的国家或地区，按价目表结算金额。请客人在账单上签名或付现金。操作人员在”商务中心综合单”上签名

2、，注明完成的时间。　　4．发送及结算结束，按要求将情况登记在《发报记录本》上。　　二．收送传真程序　　1．当中商务心收到公司客人的传真时，及时从机器上取下稿件，核对收报人的公司及房号。　　2．将进报按要求登记在《进报记录本》上，注明日期、公司名称、姓名、房号，页数及进报时间。　　3．电话通知公司或本人，请其到商务中心来取传真及办理领取手续。按价目表结算金额。请客人在账单上签名或付现金。　　4．如遇无公司名称进报时，在进报的右上角注明”待查”两字。如查无此人，则填写”无收件人”小条，用回形针别在进报前面，放入指定夹内，三天后仍无法查找，则归档。　　5．当客人前来询问是否有进报时，先查阅《进

3、报记录本》，如有按有关程序办理后将其交给客人；如无进报，则记下公司名称或客人姓名、房号，一有进报立即通知客人。　　三．打字及电脑文字处理服务程序　　1．当客人要求打字或电脑文字处理服务时，接待人员应有礼貌地请客人填写”商务中心综合服务单”。　　2．接到文稿先浏览一遍，识别每一个字母，符号和数字。　　3．了解客人的具体要求，格式及是否要保留文件，（如要保留，请其确认保存时间），同时向客人介绍有关价格及大概时间（也可征求一下客人意见，大概需要在什么时间内完成）。　　4．打字完成以后，先打印一份样稿，请客人核对。根据客人核对后意见认真修改，直到打印出一份正式文稿。　　5．将原手稿与打印后的正式

4、文稿放入指定夹子内。通知客人到商务中心来取。待客人来时,经查看准确无误,请客人清点页数,按价目表价格结算金额,请客人在账单上签名或付现金。操作人员在”商务中心综合服务单”上签名,注明完成的时间。　　6．打字服务结束,把有关情况登记在《打字服务记录本》上。　　四．复印服务程序　　1．当客人要求复印服务时，接待人员应有礼貌地请客人填写”商务中心综合服务单”。　　2．详细了解客人的复印要求，用什么规格的纸？照原来大小复印还是放大或缩小；是单面复印还是双面复印以及每份复印数等，也可征求一下客人意见，复印好后什么时间来取（一般数量少，客人往往是立等可取）。　　3．按要求进行复印，尽可能使复印件与原

5、稿相同，保持清晰、整洁（不要颜色太深或太浅）。　　4．把复印好的页数，请客人验收或确认，如符合要求，按价目表价格结算金额。请客人在账单上签名或付现金。操作人员在”商务中心综合服务单”上签名，注明完成时间。　　5．复印服务结束后，把有关情况登记在《复印服务记录本》上。　　五．邮件处理服务程序　　1．收到公司或公司员工信件，可根据公司名册分拣，核对公司名称和房号是否吻合。　　2．信件分拣后，接待人员负责将信件送放到指定的公司信箱内。　　3．如挂号信、包裹单、汇款单、EmS邮政特快专递等急件，立即通知公司或本人来商务中心取。如公司无人，应在《信件记录本》作好记录。客人来取时要查看有关证件再签收

6、。　　4．如在公司名册中无法查到收件人的姓名，应在信封上盖上”查无此人”的印章，将信件存放在信格内，保留3天后退回邮政。　　六．报刊收发程序　　1．收到公司邮订的各类报刊，可根据邮订总额进行核对。按各公司邮订份额进行分拣，如有差错及时与邮政联系。　　2．报刊分拣后，接待人员负责将报刊送放指定的公司信箱内。　　3．如公司无人，该公司的报刊由商务中心负责统一代保管，待客人回来，将所有报刊交还给客人。　　4．如公司或客人需要增订报刊，可按客人要求与邮政联系，负责代办增订。　　5．所有增订报刊应作好记录，以备核对。