档案管理办法(试行).doc

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1、档案管理办法（试行）档案管理办法（试行）一、总则第一条为强化企业的专业管理，加强公司对档案的收集、粥理和管理丁•作，逐步实现档案工作制度化、规范化、标准化，根据《屮华人民共和国档案法》、《建设T程档案整理规范》,结合天华建筑公司（以下简称公司）实际情况，特制定本制度。笫二条本规定所称的档案，是指公司在生产、经营、管理过程中所形成的、与木公司发展有关，对公司有保留价值的各种文字、图纸、声像等不同形式与载体记录。公司包括各职能部门、项目部及其下属公司、加工厂（场）（以下简称备单位）。第三条公司、单位和全体员工，都有

2、保护公司档案的义务。二、档案管理机构及其职责第四条公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整、准确和安全，便于公司各部门对档案的利用，公司人事行政部下设档案室，集中统一管理公司和相关下属单位档案。第五条档案工作由人事行政总监分管，档案室配备专职档案管理人员。第六条公司各单位配备专/兼职档案管理人员，负责木单位的立卷归档工作；项目部技术负责人为工程档案工作第一责任人，资料员负责收集、整理、上报所施工项目的工程技术资料档案。第七条各级专、兼职档案管理员应接受专业知识的继续教冇和培训，具备必要的档案专业

3、和相关知识。第八条公司档案管理室的职能1、依据公司规定治理档案室，推行并实施档案工作标准、规范，集屮统一管理公司档案,保证档案资料的齐全、完整、安全。2、对公司的档案工作进行业务指导、监督和考核。3、制定公司档案管理工作计划，制定和完善公司档案管理的制度、细则、考核办法。4、充分利用档案，为公司各单位提供档案信息服务。5、组织公司专、兼职档案管理人员的培训。第九条档案管理员工作职责1、要具有高度的责任感，对档案管理工作认真负责，严格按照公司档案管理规定进行运作，做好文件资料的保密工作。严格执行公司对档案室的管理

4、规定。2、务类原件存档时，应分门别类建立档案。3、要求合理编辑布局备类文件资料的存放，熟练操作备类资料的收存和提取。4、在口常工作屮，为了查找方便，应根据业务发展的需要，编制辅助性的查阅工具，如:重要文件的卡片等。5、严格各类文件资料的借阅手续。档案员在借出档案时，须办理登记手续，回收时应认真检杳核对无误，方办理注销手续。若玩忽职守，造成档案损失或遗失的，须追究当事人的责任。6、对于已借出的档案，档案员有责任追究其下落，在借阅者调职，辞职或长期外出前，必须追回其借阅资料，对于逾期未归还的档案，应向领导报告，抓紧

5、追回。7、档案管理员要同公司签订《档案管理责任书》，并在“档案管理制度"上签名，以资负责。8、档案员调职、辞职或离职，必须办理好交接后方可离岗位。第九条其他部门或单位部门领导作为档案管理第一责任人，应当积极配合，按照档案管理规定进行操作，并指定相关人员作为部门或单位档案管理员，该档案管理员在业务上接受人事行政部门监督指导。部门或单位档案管理工作纳入部门领导年度考核范围。第卜条公司各级档案管理机构和档案管理人员必须严格执行档案的保密保卫制度，确保档案机密的安全。三、档案室要求第计一条档案室的要求1、档案室的最小面

6、积应能容纳li前备资料存放，还必须考虑一定的发展空间，实行办公、阅档、档案室三分开。2、库房应集屮布置，白成一区，不堆放与档案资料无关的东西，不从事与库房管理无关的活动。3、除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需要迸•档案室的，则需要档案管理员陪同并一岚在旁跟进。4、注意防水，给水管、排水管、雨水管不宜穿越馆室，消防栓不应设在馆室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。5、档案的保管要符合档案保护技术条件，落实档案库房的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等“七防"措施，并经常检杳，及

7、时更换防护品。6、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。7、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围采暖期夏季温度14°C〜24°C不小于14°C不大于24°C相对湿度45%〜60%不小于45%不大于60%注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。8、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。9、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能

8、。10、定期打扫室内卫生，清洗防尘网，消毒等以防虫蚊。11、计算机机房或数据机房要求交流电不问断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统供电。12、档案库、杳阅档案及其他技术用房应防L1光玄射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。13、档案库和杳阅档案等用房采用人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。四、档案的类别第十二条档案的