高校档案数字化业务外包可行性探析.pdf

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1、口新乡职业技术学院综合档案室苏娃摘要高校档案数字化管理是高校档案管理的必然趋势。本文将从档案外包的理论层面、技术层面以及档案外包过程中应当注意的一些问题，探讨高校档案业务外包的可行性。关键词高校档案数字化外包随着信息技术的发展，高校档案数字化管理已经成为一种必然案业务外包是否具有可行陛，笔者从以下几方面具体分析。的趋势。档案文件的数字化是档案数字化管理的前提。而档案文件1．业务外包可行性之理论分析。目前，业务外包理论主要是的数字化是一项非常庞大的工程，其对于专业技术的要求很高。从由“核心竞争力理论”以及“劳动分工理论”所构成。所谓“核心竞争目前高校档案管理的整体水平，以及技

2、术措施来看，仅仅依靠高校力理论”是指企业的核心竞争力，源自于企业的核心业务。如果一自身的力量是不足以在短期内完成档案文件数字化的。很多高校正个企业将过多的精力投入到非核心业务上，那么必然会影响到其核是因此，而迟迟没有实现档案的数字化管理。近年来，诸多企业、事心竞争力。因此，企业应当确定自己的核心业务，将非核心业务转包业单位、公务机关等均采用过档案数字化外包的方式，实现了档案出去，将所有的精力都投入到核心业务之中，从而提升竞争力。尽管数字化管理。这些成功的经验，对于高校实施档案数字化业务外包高校和企业的运作模式存在着巨大的差异，但是，高校同样面临一以及档案数字化管理无疑具有十

3、分重要的借鉴意义。本文将从理论个核心竞争力的问题。高校的核心竞争力在于教学和研究。因此，应层面，技术层面，以及实践层面，阐述高校档案数字化业务外包的可当将更多的精力投入到教学活动以及学术研究之中。相较于前两行洼，及具体的实施方案。者，档案数字化完完全全可以被称之为高校的非核心业务，理所当一、高校档案数字化业务外包的可行性然应当选择业务外包。从劳动分工理论来看，选择档案数字化业务近年来，诸多企业、事业单位以及国家机关均采用过档案数字外包，对于高校而言也是极为有利的。根据劳动分工理论，劳动分工化业务外包的形式，在短期内实现了档案管理的数字化。这些成功可以提升劳动生产力，使业务工

4、作专业化。对于绝大多数高校而言，的经验对于高校档案的数字化而言，无疑具有十分重要的参考作档案数字化并非其专业所长，一般没有专业的工作人员以及专业设用。但是，高校档案数字化管理是否应当选择业务外包，或者高校档备。因此，只有采用业务外包的方式，才能够解决这一问题。升个体知识显性化绩效。例如邀请档案学系统中知名专家和学者指性，资源检索在于检索结果、检索效率和检索功能；数字档案服务质导工作，或举办业务理论知识讲座；鼓励档案馆员走出去，参加高层量表现为技术的先进性和服务交互性。以上诸多影响因素需要引起次学术交流，或到著名馆舍参观学习；加强档案馆员教育培训如学数字档案馆知识咨询平台建设

5、者的足够重视。其中，优化数字档案历教育、业务理论短期培训等。其次，重视用户研究，例如用户知识资源选择。例如沈阳档案信息网设置“重点建设项目档案”，参照《国咨询环境、用户利用学科服务表现出的情感、用户教育培训、用户评家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28—2002)，开价、用户学习能力、接受能力、反应能力、应变能力等，获取用户需求展了主导产业园区开发、青山工程、碧水工程、蓝天工程、第十二届的第一手资料，开展针对性、个性化较强的知识咨询。最后，针对数全运会、锦州世界园林博览会等重点建设项目档案，确保所有建设字档案馆的隐性知识，更多的是从组织管理、制度、规范、程

6、序、文项目档案完整、准确、系统、安全，使档案为项目建设和运营提供及化、学习等方面完善与加强，例如学习氛围营造。只要用户利用数字时服务。完善资源组织与检索功能则强调技术性的运用，如数字档档案馆知识资源，必然与数字档案馆知识咨询的内容与方式产生联案知识地图是数字档案馆知识组织和整合的主要方法，表示档案知系，而且二者是一种紧密的、针对性、嵌入式较强的关系，知识分享识的概念、语义等彼此联系的网络结构，依照档案自身的特性自动与交流普遍存在，学习的氛围需要持续保持。因此，数字档案馆应该生成个性化的档案知识地图，揭示档案知识之间关联性，尤其是隐正确地对待用户与数字档案馆组织的学习问题，主

7、要表现为学习型性知识地图，可以提供隐知识的线索，以便用户快捷方便地获文化观的形成，组建基于平等、信任、尊重、团结、和谐、承诺、尊严的取知识，提高数字档案馆知识咨询效率。数字档案馆强化知识咨询，学习机制，包括制度化的组织风格、融洽的学习环境、和谐的人际关应该注重以用户为中心，嵌入用户生活、学习、科研环境的全过程，系等，在数字档案馆内部形成一种积极向上的学习型关系文化。规范知识标引、提高知识组织体系的实用性、增强知识导航功能与3．以重构知识提升数字档案馆知识咨询绩效。知识构建是一种知识检索功能，提供以智力、知识、专业、