高校数字化档案建设可行性探究

《高校数字化档案建设可行性探究》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、高校数字化档案建设可行性探究摘要：高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融、与国际接轨的新走向。数字化档案建设是高校档案事业发展的方向，是新世纪档案发展的最佳选择。分析了制约高校档案数字化建设的因素及对策，提出了高校数字化档案馆建设要重点抓好现存档案数字化处理和数字化档案工作体系的建设。关键词：高校档案；数字化建设；方向文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的

2、知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案（电子档案），它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现岀档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形

3、态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。1数字档案的概念与特征数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料（纸张、图片、图像、声音等）进行数字化处理（扫描、数码摄入等）而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL.MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然

4、结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。2档案信息数字化对高校档案工作的影响2.1对高校档案利用方式的影响数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一台联网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。2.2对高校档案业务工作的影响使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限

5、范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。2.3对高校档案馆职能的影响随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，

6、今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程,通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。3制约高校档案数字化建设的因素及对策2.1制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案

7、实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。3.2对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国

8、家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出