高校档案信息数字化引入外包服务的安全防范探析.pdf

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1、_交流·EXCHANGE高校档案信息数字化引入外包服务的安全防范探析口朱水芳【摘要】高校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录。作为一种重要的信息资源，保密安全是其特有的独立本性和第一要务。本文从高校档案信息数字化工作引入外包服务的意义、存在风险入手，分析阐述了如何在外包服务过程中进行安全防范，提出了对策和建议。最终目的是使高校的档案信息数字4b．z-作能够在网络数字时代中安全的得到高效、快速的发展。【关键词】高校档案信息数字化外包安全防范探析国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2010年工处理过程。通过检索工具等查询手段能迅速

2、的检索出全国档案信息安全体系建设工作会议上指出：档案信息所需要的档案信息，最终实现“数字化档案信息”管理安全，始终是档案信息工作的生命线和底线，是档案信网络的新兴的档案信息管理技术。由于档案信息部门保息部门的基本任务和第一要务。同时也提出档案信息安管的纸质档案信息往往是一个非常庞大的数量，要将这全体系建设的任务之一是要加速开展纸质档案信息数字些档案信息一一进行数字化加工处理，这势必需要投入化工作，且应以全宗为单位普遍进行，而不宜只挑选部大量的人力物力。如果能把数字化工作外包出去，档案分进行，否则起不到替代原件利用的作用。要加速开展信息部门

3、就不用安排专门的人员来进行数字化工作，也所有的库存纸质档案信息数字化工作，单凭档案信息部不用专门准备档案信息数字化工作所需的各种设备与材门有限的人手及落后的设备是很难实现的。现在越来越料，可以节省费用，降低成本；还可以在外包公司负责多的单位将纸质档案信息数字化工作交由档案信息中介下流程化、规范化地进行，使数字化业务业务处理流程服务公司来完成，也就是俗称的“外包”。这势必对档精简、高效，从而提高工作效率。案信息的安全带来极其严峻的考验。如何在引入外包服(二)节约人力，资源优化重组务的同时进行必要的安全防范，在确保档案信息管理安把档案信息数字

4、化业务进行外包，档案信息部门就全的前提下有序推进数字化进程，就成为了目前亟需解不用抽调专门人员来着手处理这项业务，只需安排熟悉决的问题。此项业务流程的专业人员与外包公司进行日常的交流，指导、监督、检查外包公司工作人员的工作。这样，档一案信息管理人员就可以从繁重的数字化工作中解脱出、档案信息数字化业务外包意义概述(一)降低成本，提高工作效率来，更好地进行其它业务工作。档案信息部门可以节省档案信息数字化是指采用计算机技术将各类介质人力资源并有效解决人力资源不足的问题。载体(如纸、录音带、录像带、微缩胶片)上的档案信(三)专业完成，档案数字创新

5、息转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算如果档案信息部门亲自进行档案信息数字化处理与机识别的数字图像、数字文本或音频视频数字文件的加加工工作，由于受人力、物力因素制约，{3E'I~E会遇到许80一··2014年第8期EXCHANGE·交流多难题：比如工作比较零散，容易被其他的工作打断，三、高校档案信息数字化外包服务风险略述从而工作进展缓慢，工期会被拖得很长等。档案信息数(一)双方之目的不同，引致风险系数增大字化业务被外包出去后，专业的外包公司凭借自身拥有高校档案信息部门以最节约的成本完成高质量的外的设备与专业人才，采用流程化作业方

6、式、规模化加工包服务为目的，而外包公司则以利益最大化为目的，两与处理，可以使工作快速开展，有序进行。有助于档案者之间的经营目的不对等，如果一旦出现成本上涨等经信息数字化业务工作顺利、全面完成。营环境的改变，外包服务无法获得相应的利润时，有可能会造成外包质量的下降，甚至导致档案信息外包的违二、高校档案信息数字化的重要性与必要性约，带来损失。(一)高校档案信息数字化的重要性(二)信息取向不对称，导致风险把握不实高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管这个风险分为两方面：一方面是外包公司不能很好理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值

7、的地理解档案信息部门的业务需求而引致的风险。这主要各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。是由于档案信息部门与外包公司之间缺乏必要的沟通，在网络与信息技术飞速发展的今天，各高校都在利用网或是外包公司工作人员因为素质不高而导致理解能力有络硬件、人才储备及服务群体的自有优势，把数字化校限造成对服务需求的不同理解。另一方面则是外包公司园建设作为高校现代化管理的基础平台。高校档案信息的诚信以及管理水平引致的风险。外包公司更加了解自化建设是数字化校园工程的重要组成部分，而高校档案己的资源、真实的技术实力、人员的实力，为了竞标成信息数字化又是

8、档案信息化建设的基础，是为实现档案功有可能提供不充分甚至虚假的信息，造成了合同双方信息资源的多元化利用和多途径保护，为最终实现档案的信息不对称。而即使外包公司拥有对高新技术及档案信息资源共享，