日常采购流程及管理制度.pdf

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1、----------------------------日常采购流程及管理制度第一章、总则第一条、日常采购分类办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）广告物料。第二条、日常采购职责办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）采购均由人力行政部负责；广告物料采购由招标采购部负责。第三条、日常采购定义办公用品：指本公司日常工作中所使用的辅助用品。办公家具：工作中为办公者或工作方便而配备的用具。礼品物料：指公司给予客户赠送的物品。广告物料：指在投放广告

2、时所需要或所耗费的材料。第二章、日常采购工作流程及管理制度第一条、日常采购要求申请人员根据需求提出日常物品需求后，根据具体使用要求确认采购（例如产品的型号、技术参数、材质、用途、到货日期等）。需求的部门OA填写《物品申请单》列明事由、名称、规格型号、数量，审批通过，采购人员多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的具体价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。第二条、供应商的开发及管理1、供应商开发①通过多方信息渠道收集相关供应商资料，至少寻找3家（或以上）的供应商；电话精选资料----------------------------或QQ、旺旺与这些供

3、应商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；②初步比价后找相对合适的3家（或以上）作实质性沟通（对用量大或重要的物料必要时需进行实物考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《询价对比表》，并依此作为选用供应商依据；③各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等；④跟踪样品到货及使用情况；⑤初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准；⑥凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供应商，议定长期供应价格进行供应。2、供应商管理：①在采购过程中及时录入《供应商采购

4、联系单》；在双方相互信任的条件下，可建立长期合作关系，从而达到降低成本，提高工作效率的目的。②定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估；③按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、三级）：A类为优秀，B类为合格，C类为不合格；④对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商予以取消，终止合作关系。采购人员应定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货商。⑤根据物料采购的具体情况与供应商谈产品价格与付款周期（日常零星临时采购可随时付款，长期合作供货商可

5、按周/月结付）。第三条、日常采购作业注意事项（一）采购经办人员接到通过审批（个别申请存在纸质版）“用品申请单”后应依采购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单”价格表内，需附三家（或以上）的书面询价对比表，填写完成后请采购经办人部门总监审批，超出公共与职能汇编制度金额<1000元审批至部门负责人，金额>1000元审批至总经理。需审批至总经理。精选资料----------------------------（二）采购过程中，所有采购物料，都应汇总到《采购工作进度表》，

6、以便跟进交货进度和日后查阅。（三）物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。（四）采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。第四条、采购作业流程招标采购部申请部门提交用品申请单｛申请人→部门负责人（<1000元）→任务分配及资产调配人力行政部→总经理（>1000元）｝采购经办人→进行询价、议价（并附询价对比表。附表1）采购经办人→购置单

7、（提交申请表请采购经办人部门负责人审批，超过│1000元，需总经理审批）审批完成→采购完成采购后，→入库→经办人签字确认第五条、日常采购报销流程入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票（合规发票）、用品申请单、入库单才可进行报销流程（报销流程由采购经办人部门总监签字，财务总监签字，超过2000元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续）。第六条、日常采购借款注意事项：如果备用金额不足购买产品，采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借款单向