采购流程及采购管理制度.pdf

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1、采购流程及采购管理制度为规范公司采购流程，提高采购工作效率，降低企业采购成本和资金占用，保证生产顺畅有序，制定《采购流程及采购管理制度》。一、基本流程采购需求寻找供应商询价、比价、议价、招标采购洽谈合同的签订交货验收质检入库（退、换货）计划对账财务结算二、采购需求流程填报请购计划书——由需求部门填写，按公司规定的申格式，认真详细填写采购申请计划书各项数据，填写人签字确认。部门审核————由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交采购部。采购部——

2、——采购部对请购计划书的内容进行核对，本着既保持合理库存又保证生产的原则，确定采购数量，库管员、采购部负责人在请购计划书上签字确认，报主管总经理。主管总经理——总经理审查签字批准，正式进入采购环节。三、申请采购计划书样式申请采购计划书1请购部门：年月日序物品名称规格单位数量需求库存采购单价金额号时间数量数量请购计划填写人：请购部门负责人：仓库管理员：采购部审核人：采购部负责人：总经理：四、申请与采购衔接的规定1、经主管总经理确认的请购计划书复印一式四份，请购部门1份，库管员1份，采购部门1份，主管

3、总经理1份。同时应提交电子文档。2、请购物品数量过多时，可以以附件清单的形式进行提交。3、遇公司生产、生活急需物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其它形式请示，征得同意后提报采购部门采购，签字确认手续后补。4、公司生产经营所需的原材料及辅助材料、公司设备维修维护所需的备件、维修工具等物品由生产技术部门提请，生活及办公用品等由行政部门提请。5、物资采购应遵循以下原则：无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购。6、物资采购员应经常与仓库管理员

4、联系沟通，核查采购物资是否有库存，核对采购台账。27、仓库管理员收到物资后应及时通知验收员验收，验收合格品及时入库定置摆放并登记台账，及时将采购物资收货情况通知采购员。验收员也要及时将采购物资质量问题通知采购员进行退、换货等质量异议处理。8、采购部门应与申请部门勤沟通信息，无法按照部门要求日期完成采购的，应及时通知申请部门。9、机会采购和重要项目采购应提前召开有关人员会议研究，由总经理拍板决定。五、询价、比价、议价、招标及规定1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问

5、题应及时与请购部门沟通。2、属于相同类型的产品应整理、归类集中打包采购。3、所有采购项目必须向生产厂家或其供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。4、对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同、成本较低的替代品或新产品，可以推荐采购替代品或新产品，采购人员应与请购部门沟通，确认是否替代。5、遇到重要物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，报请公司领导批准方可询价或发放标书。6、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定

6、的资质和实力，具有提供或完成公司所需物资或项目的能力。37、招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完成的招标文件格式进行询价。8、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。9、比价和议价就是对厂商的供应能力、交货时间及产品或服务质量进行确认，对合格供应商的价格水平进行市场分析，优选产品质优价廉、优质服务的供应商。10、比价、议价结果应进行汇总，按报价、供货期、付款方式、拟选用单位、选用理由列出表格，交由公司领导审核。六、合同的签订及规定1、合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订

7、地点；（2）采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分；（3）包装要求，备品备件包装运输要求；（4）合同总额应含税，含运达工厂的总价，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）交货期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。42、合同签订及其规定（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时，一定要将各种风险降低到最低；（3）如物品订购数量较多且价格较大

8、或难以清点的情况时，要求厂商来厂协助清点；（4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；（5）详细约定发票的提供时间及要求；（6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；（7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（8）违约责任一定要详细、具体；（9）合同签订前应按照规定的格式对合同初稿进行逐级审查，审查通过后由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；