行政物品管理办法

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1、XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件编号：发文日期：行政物品管理办法版本号：01页码：4/41.目的为了合理控制行政办公用品的使用，并做好成本控制，特制订本办法。2.适用范围本程序适用于本公司所有单位。3.职责3.1人事行政部负责办公用品的采购、发放及监管。3.2各部门使用并保管所领用物品，使用人为第一责任人。3.3财务部对行政物品采购的费用实施监管，具有问责权。4.定义4.1行政物品：本制度所提及的行政物品包含办公所需的纸笔等办公用品，以及日常生产过程中涉及的手套、扫把等低值易耗品和电脑等高值物品。4

2、.2低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、荧光笔、记事本、线插板、剪刀、订书机、计算器、电话机、装订机、档案夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品。4.3高值物品：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。4.4以旧换新原则：公司发放给员工的行政物品若产生损耗需领用新品时，员工必须拿已损耗旧物到人事行政部领用新品；若无法提供旧物，则由使用者赔偿相应价值的金额。5.内容说明5.1行政物

3、品的申请5.1.1低值易耗品根据各部门工作性质、内容、人数等情况予以人均配置，使用人员定期自行到人事行政部以旧换新即可。5.1.2高值物品或特殊非常用物品的申请，使用部门及人员必须填写《领用申请单》，经部门主管、行政部主管和总经理（代理人）签字批准后，方可采购及领用。5.2行政物品的采购5.2.1人事行政部根据每月所需物品特性寻找相应供应商,尽量做到集中采购、货比三家。5.2.2人事行政部每月20号拟定下月采购计划，并提交《采购申请单》，交由总经理或其代理人审核签批后生效。5.2.3人事行政部每月每种物品的采购数量

4、需严格依照各部门工作、人数、库存等条件参考执行；若有超额情形，须在采购申请单中注明原因。（具体标准请参照附表一）制作：核准：XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件编号：发文日期：行政物品管理办法版本号：01页码：4/45.2.4各类低值易耗品库存量低于5％时，或高值品有急需时，可实施另时采购。5.3行政物品的管理5.3.1在供应商送来所购的物品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。5.3.2人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和

5、总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。5.3.3人事行政部对于行政物品的入库、领用等数据必须建立清晰的台帐，以供备查。5.3.4行政物品在采购、储藏环节的保管责任由人事行政部承担；发放后，物品的保管责任由领用人（使用者）承担。5.3.5因个人原因导致行政物品的浪费或损毁，公司有权要求使用者进行赔偿。5.3.6高值物品在使用过程中发生损坏的，统一报送人事行政部处理。5.3.7已损坏物品，经人事行政部鉴定后，不可修复者，由人事行政部实施报废处理。5.4行政物品的领用与发放5.4.1低值易耗品的领用，根据不同岗位的工

6、作需求，实施人均配额原则。即同种工作岗位所分发的数额是相等的。5.4.2高值物品的领用，根据个部门的工作需求，实施部门配额原则。即部门有总量限制。5.4.3行政物品的发放，除第一次领用外，实施以旧换新原则。领用人必须拿已损耗旧物来更换新物品；若无法提供旧物，则由使用者赔偿相应价值的金额。5.4.4人事行政部必须如实记录领用发放数据。5.5行政物品的回收5.5.1以旧换新的旧物和报废的高值物品，由人事行政部统一回收。5.5.2回收物品仍存在变卖价值的，由人事行政部进行变卖，所得金额上缴财务部，对相关费用进行对冲。5.

7、5.3员工离职前，必须将相关物品上缴到人事行政部；若有欠缺和损毁，当事人须做出相应赔偿。6.作业流程图制作：核准：XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件编号：发文日期：行政物品管理办法版本号：01页码：4/4行政物品管理相关流程申请人（部门）总经理（代理人）人事行政部财务部物品领用申请物品修理或报废申请否是审核是否审核安排修理或变卖物品发放采购、入库并制作台帐拟定采购计划财务审核、付款、做帐财务审核、付款7.其它7.1本制度自颁发之日期生效实施。7.2本制度若有未尽事宜，由人事行政部负责制度的变更和修订；

8、人事行政部拥有最终解释权。8.附表8.1附表一：低值易耗品人均配额表制作：核准：XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件编号：发文日期：行政物品管理办法版本号：01页码：4/4部门物品业务开发设计采购财务人事行政质检生产制造部裁剪家纺包装绣花仓库白色记号笔2支/月1盒/3月黑色记号笔1盒1支/人圆珠笔（芯）1支/人签字笔（芯）1支/人练习本1本/人1