行政物品管理办法

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1、行政物品管理办法一、目的：为加强行政后勤物品管理，节约成本，保证资源的合理分配，规范申购、验收、领用、报支、维修、报废及库存管理及盘点管理流程，特制定本管理办法。二、适用范围：1、本办法适用于公司总部、直营店、公司属下的分支机构可参照执行。2、本办法所指行政物品包括：办公用品、办公设备（不列入固定资产类的）、保洁用品、接待物品等由行政部负责采购的物品。其中：（1）办公用品类:a.消耗品：固体胶、透明胶带、大头针、回形针、便条纸、长尾夹、订书针、光盘、油性签字笔、白板笔、荧光笔、水笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、文件袋、软抄等。b.管制品：电话机、剪刀、美工刀、订书机、

2、计算器、印台、文件夹/栏、笔筒等。（2）保洁用品类：包括办公保洁、卫生用具等。（3）接待物品类：包括客人接待用品、加盟商宿舍用品等。（4）办公设备类：办公电脑、打印机零配件，办公设备耗材（含色带、墨盒）等；办公家具的零星采购及其配件。三、申购：1、办公用品申购：申请部门填写《行政物品申购单》→申请部门经理签核→前台月汇总申购→行政主管审核→人事行政部经理批准→行政专员询价→行政主管审核选定供应商→前台定点采购。2、办公设备和接待物品申购：使用部门或行政专员申请→行政主管审核→人事行政部经理签核→分管副总批准→行政专员询价→行政主管确认价格→行政专员采购（部分行政物品

3、由行政主管共同询价采购）。3、行政物品采购询价至少选3家供应商进行同型号商品价格、质量比较，办公用品类、办公设备类选1-2家定点采购，保洁用品选1家定点采购。每半年考核供应商价格、质量、供货速度、服务态度一次，视情况给予更换供应商，力求物美价廉。不合格品退货四、验收、入库、领用：通知行政主管/财务会计验收行政物品到货前台通知申请人领用合格品入行政仓库1、行政物品到货验收均由行政主管、财务会计、行政专员共同验收：规格、型号、数量、随附资料（发票、保修卡或说明书、光盘等资料），并填写《行政物品验收单》，-3-如有不符合要求的物品及时办理调换或退货手续。2、行政物品验收合

4、格后入行政仓库，仓库管理员为前台，由前台通知申请人办理领用手续。3、办公用品领用并在《办公用品个人登记卡》上签收，管制品领用时采用“以旧换新”的方式。4、保洁用品和接待物品验收后，直接由使用人签字领用。五、费用报支：1、月结费用报支流程：采购负责人与供应商核对月费用明细→月结发票核实→费用登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票和月结费用明细表、行政物品验收单）→按费用报销手续办理。2、零星费用报支：物品领用后无异常→报销前登记账薄→填写费用报销单→随附资料（发票、申购单、行政物品验收单）→按报销手续办理。六、行政物品的维修、报废：1、维修申请：行政物品发生损坏或使

5、用不当发生故障时，使用人填写《物品维修/报废申请单》，写明故障事由，由部门经理审核后交到行政专员，核实情况反馈具体处理意见后，视情况呈上级领导审批后给予维修。人事行政经理批准维修申请人申请部门经理签核行政专员维修建议及费用行政主管审核行政部维修维修申请人验收2、报废流程：行政物品因使用时间过长引起老化或淘汰需要报废注销时，使用人应填写《物品维修/报废申请单》具体流程如下：行政专员鉴定行政主管复核人事行政经理批准申请部门分管领导审批申请部门经理签核报废申请人行政和财务共同处理财务部核销物品七、库存盘点管理：1、行政物品使用ERP系统管理，入库及领用由前台对行政物品进行

6、系统实时录入。2、行政物品每月底盘点一次，由前台、行政专员盘点，财务会计、行政主管负责监盘。3、月盘点保证账物、账实相符，如发现不符须及时查找原因并调整账务，如因人为原因造成丢失由行政部按责任人进行分摊处罚。-3-八、其他管理条款：1、行政物品员工应本着节约使用的原则，严禁员工将公司物品带出公司挪作私用。一经发现，按物品原价3倍赔偿。2、凡属部门共用的行政物品应指定专人负责保管，做好日常的保管和维护工作，防止行政物品的损坏和丢失。3、因责任事故造成行政物品损坏丢失的，原则上应令其赔偿。在处理赔偿时可根据具体情节、本人的态度和损坏价值核定赔偿损失价值的全部、部分或免予

7、赔偿。4、行政主管负责对入库行政物品原始凭证（保修证书、发票等）、领用签收、库存数量进行核对，确保帐物相符。5、行政部每月统计各部门所领用物品的费用总额，由行政部主管对费用进行审核，根据各部门的实际情况必要时与部门主管沟通，年度费用报表供各部门年度考核用。本管理办法由人事行政部制定、修改、实施、监督、解释，领导签发之日起执行！人事行政部-3-