清华大学管理秘书实务课件.ppt

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1、秘书的办公室事务工作中，印信必须严格遵照规章进行管理，对工作的检查和监督也要遵照流程，以促进工作为目的。秘书的办公室工作杂事多，工作烦琐，但在这样的岗位上，可以学到新知识、新经验，增长新才干，是加强自我锻炼的好场地。知识点一：印信的管理印信管理是指秘书人员对单位印章和介绍信的管理。机关企事业或社会团体的印信，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力，一般要严格指定专人专管，各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责，监印人除了在文件、文稿上用印外，还应记好印信记录并存档。印信遗失时除立即向

2、上级报备外，应立即依法公告作废。1、印章的种类印鉴：向主管机关登记的印章或指定业务专用的印章。职章：刻有公司董事长或总经理等领导职衔的印章。部门章：刻有部门名称的印章。不对外单位的部门章可加注"对内专用"。职衔签字章：刻有经理及总经理等职衔及签名的印章。在使用中，不同事务性质要加盖不同权限的印章，秘书在工作中，要明确规定，严格遵守。2、介绍信的种类：介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的凭证。由于介绍信上一般还有持信

3、人的职务、职称、政治面貌，因此介绍信还有证明身份的作用。一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核。介绍信要简明扼要，字迹要工整清楚，不得涂改，如有涂改，必须在涂改的地方加盖公章，有时还要注明有效期限。普通介绍信存根介绍信专用介绍信证明信介绍信一般有四种形式:二、印信管理的规则印信管理规定：（一）明确权限、严格审批手续。明确权限，严格印信的审批手续，是秘书人员必须牢记的基本准则（二）高度负责，纪律第一。印信管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。组织纪律性强。（三）妥善保管，避免遗失。二、印信管理的流程印信相关单据ⅹⅹ公

4、司用印审批单用印文件名称用印单位用印单位领导签字用印类别主管部门领导签字用印份数公司主管领导签字用印时间年月日经办人签字备注知识点二：督查工作一、督查工作的分类督查工作的两个重要组成部分一是决策督查，一是专项督查。督查工作分类决策督查专项督查内容组织重大决策出台后，督查机构和督查人员对政策落实实施的全过程进行督查。对各级领导批示、指示以及交办的专门事项的落实做好专项督查工作。范围以文件、会议或其他形式做出的重大决策问题。需进行具体的量化分解和各部门的协调。本级或上级机关或领导的批示件和交办事项。内容较具体、办理要求明确，一事一报，且

5、时限较短。目的了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据，促进决策的完善落实。及时发现问题和解决问题，促进专项工作的进程效率，加强工作的开展力度，保证完成上级交办的专项任务。二、督查工作的程序1、决策督查的程序(1)立项。对决策事项分解、量化，明确承办部门、单位、责任人和落实时限，按照一事一项的原则立项。(2)制定方案。督查方案主要内容：交办方式；督查方法；协调方法；报告时限。(3)交办。书面交办和会议交办。(4)催办。到落实单位现场了解情况；督查部门印发通知，请承办单位定期书面报告进展情况；召开调研会，座谈、了解进

6、展情况等。(5)协调。对于两个以上部门共同落实的决策事项，意见不一致的请牵头部门协调。(6)报告进展情况。对落实时限较长的决策事项，要定期写出文字材料，向领导机关或领导同志报告决策的落实情况，对存在的困难和问题，提出解决的意见和建议。(7)审核验收。对承办部门、单位的报告进行审核。(8)反馈报告。决策事项落实后，要及时写出督查报告，如实地向领导机关或领导同志报告落实情况。2、专项督查程序督查工作服务对象不同，工作程序也相应的有所不同：第一种类型：督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是：(1)立项。必须一事一项，接到批示件或交办事

7、项后，要立即登记。(2)交办。确定承办单位，规定办理时限，发督查通知单，交办督查事项，提出办理要求。涉及多个单位，确定主办单位和协办单位，确定办理时限，制发督查通知单，以书面形式通知承办单位，交办督查事项，提出办理要求。(3)认真督查。督查通知单发出后，适当时机要询问承办单位是否收到；确认收到后，至办理完毕期间，要通过适当方式，如打电话、发传真、登门了解情况、现场调查研究等方式进行督查；办理时限到达之前，对承办单位进行必要的提示。督查过程要作记录。(4)审核办理报告。主要审核是否符合办理要求，是否符合政策，行文是否规范，文字是否准确

8、。对办理结果，能到现场检查的，尽量到现场检查。不符合办理要求的，退回重办。(5)反馈。要以文字的形式，如实向领导报告办理结果。要实事求是，敢于讲实话、讲真话，客观地反映事实。(6)再督查。对于领导在督查反馈报告上的再批示，进行再督查，