行政内勤培训.ppt

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1、行政内勤培训资料上海逸航汽车零部件有限公司内容纲要二、必备的素质三、重要的职业技能（一）、日常事务处理（二）、沟通与协调（三）、文字支持一、我们的角色定位（四）、会务支持一、我们的角色及定位角色扮演图行政人员调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人不一定是上司的，要为同事服务二、必要的素质基本职业标准：敬业—-以工作为荣合作----大局观的精神勤奋----努力学习和工作高效----追求效率和效益主要的素质基本职业态度：主动性适应性团队精神服务与奉献三、重要的职业技能电话其他文件邮件传真处理3.1日常事务上海逸航（一）日常事务-电话处理1打电话前的准备记录本和笔准备说的内容所需

2、的文件资料拨打电话礼貌问候对方记录简明准确其它一些技巧见下页接听电话礼貌问候判断分析来电重复并记录（一）日常事务-电话处理2基本：请问您哪里？请问您怎么称呼？请问您有什么事？不确定是否通话：请您稍等一下，我去看看***是否在？话长拒绝：请问您还有别的事吗？或对不起，我还有急事要办日常礼貌用语不愿接听电话：实在抱歉，****这时不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？（一）日常事务-传真和邮件1信息反馈信息跟踪信息传递接收分类跟踪信息处理确认信息收到传递给相关负责人接收查看—信息筛查（一）日常事务-传真和邮件2判断与谁有关传真邮件

3、发给相关人员及相关领导抄送相关部门内勤跟踪确认反馈（一）日常事务-文件管理文件归档整理转发分类阅读（一）日常事务-其他事务处理其他事务BECDA名片资料统计考勤文具5S管理上海逸航（二）沟通协调沟通内部沟通尊重对方交谈真诚可接受方式外部沟通（三）文字支持-分类传真、邮件业务类文件（正式文件、报告、总结、PPT制作等）一般信件、感谢信、邀请函文字支持（三）文字支持–过程准备撰写审核修改发布合理安排正文的表述次序方便收文人阅读与正确理解写好开头与结尾自己反复推敲修改重要的文档还要组织讨论提交主管的领导人审核批准明确行文要求确定主题选择正确的文种搜集资料（三）文字支持–细

4、节注释准备1、明确行文要求：应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与领导相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。2、确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。3、选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。4、调查研究收集材料。在接受领导授意后，应进行深入的调查研究，收集标志着材料。（三)文字支持–细节注释准备1、合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。2、写好开头与结尾。开头用以唤起收文

5、者注意，引导阅读，通常采用下述形式：简明交代拟文根据与目的概述有关情况，使收文人了解发文背景以简要文字提示全文主题，引起收文人注意阐明基本观点，使收文人在开头处即获得明确认识直接点明结论，以启发收文人思考，增强文件的鲜明性表明批准或转发执行的态度，多用于发布规章制度的通知表示祝贺、敬意、谢意等，多用于函与讲话稿（三）文字支持–细节注释准备结尾通常采用下述形式：使用文件词语，强调行文目的，如“特此报告”概括与深化主题，帮助收文人进一步理解全文陈述具体要求，如“上述要求，请予批准”发出号召，提出希望与要求说明文件生效、施行时间3、书写文稿，文档中的人名、地名、时间、引

6、文必须准确、具体。4、日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。5、用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。6、文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。（四）、会务支持会前1、确定会议的时间、地点、参加人员、会议主题等发出会议通知2、确认到会人员3、会场的布置及准备会议设备会中1、确认与会人员是否到齐2、会议中茶水安排等2、做好会议记录.会后1、整理会议室2、整理会议纪要3、会议决议跟踪落实ThankYou!