质量文件记录管理制度.doc

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1、版次:D编号分发号:*****************管理标准编号质量文件记录管理制度版本号:A受控状态:2022-03-1发布2022-5-1实施****************发布版次:D编号1前言本规定为规范记录管理而编制《记录文件管理制度》。本规定由质量部提出,质量部归口。为便于理解,将历次修订记录保留如下。本规定由质量部起草,主要起草人:****自本文件下发之日起实施。2目的为规范原始记录管理,加强对各类记录的有效控制,进一步规范记录的填写,体现记录的原始性、准确性和可追溯性,特制定本制度。 3适用范围 适

2、用于与公司生产管理有关的所有记录。 4职权和职责  1.生产部、质量部及相关部门的点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保管。2.管理部负责记录需要委托印刷等日常管理。   版次:D编号5管理标准和管理要求 1.原始记录是公司的一项重要的基础工作,要使公司原始记录的设计、印刷更加规范。2.记录作为基础性和依据性文件,应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果。 3.对记录的每一项要进行评审和取舍,选择那些必要的原始数据作为记录项。 4.在确定记录的格式和内容的同时,应考虑使用者的填写方便。5.应尽量采用国际

3、、国内或行业标准,参考先进公司的成功经验以使记录更加规范化和标准化。6.在建立管理体系和修订过程中,应当对现行的记录进行清理,废除多余的记录,修改不适用的记录,同时应按要求统一编号。 7.对于同一种活动的记录格式应当是固定的,不能随意变更,以免造成混乱。  8. 记录的建立、更改、委托印刷 8.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出,委托印刷由使用部门提出。记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。 8.2生产部负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再委托印刷。8.3委托印刷至少在

4、一个月前提出,原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。 版次:D编号8.4综合管理部在接受委托印刷时须凭有效审批手续,方可实施印刷。  9.记录的分类及编号  1)部门类别取其简称,如:生产、财务、质量等。 2)记录类别根据本标准分为原始记录(记录)、台帐、报告、图表、照片,以及电子媒体的记录等。 10.记录的设置 1)各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别,原则是同一专业或部门记录项目不重复、不交叉,有利于记录信息共享。 2)设计记录项目应合理、简单明确,具有:期、质、量的要求,便于见证业务活动的痕迹,便于统计分

5、析。 3)记录表一般应设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目,使之具有可追溯性。 4)记录保存期可根据的用途及实际需要和重要程度规定其保存年限。5)对于公司和国内外行业标准的通用记录表,可直接使用。 6)记录的标识:应具有唯一性标识,为了便于归档和检索。 11.记录的填写 1)记录必须在规定期限填写和上报,任何个人和部门不得延误上报时间。遇有客观原因不能按时上报,事先须征得主管部门同意。 2) 记录填写须指定相应岗位的技术、管理、操作及验证人员负责,记录中应注明填写时间,记录人(全名)、审核人(全名)应在记录中签

6、字,必要时应由分管领导确认签字。 版次:D编号3)记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。 4)记录填写必须及时、准确、全面;用钢笔、签字笔填写,字迹清晰、整洁清晰,便于识别和保存。 5)记录数据填写必须真实准确、不得做假,对记录造假、失实而造成后果的,按谁填写谁负责原则。 6)各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理,不得在事前填好或事后补记。 7)已填写的记录不得随意更改。若由于笔误造成差错需要更改,修改人应杠改“”并签字,同时写明更改时间;保持原数据仍可辨认,切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮

7、擦或有重笔描写。 12.记录是记载过程状态和过程结果的文件,在记录过程中必须避免以下问题: 1)盲:记录的设置、设计目的、功能不明,不是为管理、改进所用,而是为了应付检查。 2)乱:记录的设置、设计随意性强,缺乏体系考虑,记录的填写,保管收集混乱,责任不清。 3)散:保存、管理分散,未作统一的规定。 4)松:记录填写、传递、保管不严,日常疏于检查,达不到要求,无人考核,且丢失和涂改现象严重。 5)空:该填不填,空格很多,缺乏严肃性。6)错:写错别字,语言表达不清,填写错误。  13.记录填写的注意事项:版次:D编号1

8、)记录要保持现场运作,如实记录,当天的运作当天记,当周的活动当周记,岗位操作人员须按操作顺序填写,记录保持其原始性,不可以重新抄写和复印。 2)文字、数字书写要标准。 3)记录用笔可以用钢笔、签字笔或其他油性笔,不应用红笔,字迹清晰端正,用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。 4)记录填写应完整,不得有空缺,如无内容填写,可用一斜线代之,表示记

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